Zlepšenia vo fakturácii, pridané kategórie požiadaviek, organizačná štruktúra a iné

18. novembra 2022

Kategórie požiadaviek

Update 3.1.4 priniesol kategórie požiadaviek, ktoré umožňujú nový spôsob obmedzovania cudzích požiadaviek. Zaradením požiadavky do kategórie, ku ktorej nemá riešiteľ prístup, dosiahnete že používateľ neuvidí požiadavky prislúchajúce do danej kategórie. Toto obmedzovanie funguje iba u používateľov, ktorí majú zaškrtnuté oprávnenie Prístup k cudzím.

Kategórie požiadaviek si vytvoríte vlastné v globálnych nastaveniach. V nastavení konta sa následne zobrazí nová záložka Kategórie požiadaviek, kde sprístupňujete požiadavky podľa kategórie.

CDESK neobsahuje preddefinované kategórie.

**Obrázok:** Nastavenie pre sprístupnenie požiadaviek na základe kategórii

**Obrázok:** Zoznam kategórií požiadaviek v globálnych nastaveniach

Riadenie prístupu k požiadavkám na základe organizačnej štruktúry

Okrem kategórií požiadaviek, posledný update priniesol možnosť riadenia prístupu na základe organizačnej štruktúry. Používateľovi je možné sprístupniť požiadavky prislúchajúce jeho organizačnej jednotke a jednotkám, ktoré sa nachádzajú pod danou jednotkou. Okrem vlastnej organizačnej jednotky používateľovi je možné v oprávneniach priradiť prístup aj k požiadavkám ďalších organizačných jednotiek. Pre nastavenie prístupu na základe organizačnej štruktúry nie je potrebné, aby používateľ mal zapnuté oprávnenie na prístup k cudzím požiadavkám.

Usporiadanie organizačnej štruktúry sa do CDESKu eviduje vďaka AD / LDAP konektoru, ktorý sme predstavili v samostatnom manuáli. Po nakonfigurovaní konektora sa vo formulári používateľa zobrazí záložka Organizačná štruktúra, kde je znázornená organizačná štruktúra spoločnosti.

**Obrázok:** Organizačná štruktúra znázornená vo formulári používateľa

**Obrázok:** Nastavenie oprávnení na prístup k záznamom konkrétnych organizačných štruktúr

Vo formulári požiadavky sa sprístupní pole umožňujúce výber organizačnej jednotky, pod ktorú daná požiadavka patrí. Organizačná jednotka sa predvyplní jednotkou, do ktorej patrí zadávateľ.

**Obrázok:** Pole Organizačná štruktúra vo formulári požiadavky

Aby sa vám s organizačnou štruktúrou dobre pracovalo, pridali sme aj ďalšie funkcie. V zozname požiadaviek je nový stĺpec Organizačná štruktúra, ktorý je možné zahrnúť aj do exportu. Na základe organizačnej štruktúry je možné filtrovať záznamy v zozname požiadaviek.

**Obrázok:** Filtrovanie v zozname požiadaviek podľa organizačnej jednotky

Sumarizácia prístupov k požiadavkám:

Nakoľko v tejto verzii pribudli dva nové spôsoby riadenia prístupov k požiadavkám, pre prehľadnosť vám uvádzame všetky spôsoby riadenia prístupov:

Prístup k vlastným – používateľ vidí požiadavky:
- ktoré vytvoril
- je jej riešiteľom
- je zodpovednou osobou
- je pomocným riešiteľom
- je uvedený v poli Kto žiada/Pre koho žiada
- je zastupujúci niektorej z roli uvedených vyššie
Prístup k cudzím – viditeľné všetky požiadavky viditeľných spoločností, pokiaľ na nich nie je aplikované jedno z nasledujúcich obmedzení:
- Prístup podľa oblasti služby
- Prístup podľa kategórie
Prístup podľa zákazky – automaticky sú vidieť cudzie požiadavky v zákazkách, ku ktorým má používateľ prístup
Prístup na základe organizačnej štruktúry – používateľ vidí cudzie požiadavky na základe zapnutého oprávnenia Viditeľnosť požiadaviek podľa organizačného útvaru a zaradenia požiadavky do tohto útvaru.

Meno konta a voliteľný reťazec ako meno odosielateľa v diskusii

Update 3.1.4 priniesol vylepšenia aj do notifikácií požiadaviek. V globálnych nastaveniach notifikácií pribudla možnosť konfigurácie mena odosielateľa pri odosielaní notifikácií z diskusie so zákazníkom a z internej diskusie. Doposiaľ sa v týchto notifikáciách zobrazoval iba názov priradený k adrese odosielateľa. Teraz je možné nastaviť, aby sa zobrazovalo meno používateľa a reťazec, ktorý je voľne konfigurovateľný.

**Obrázok:** Mailová notifikácia, kde je zobrazené meno používateľa a za menom sa nachádza nakonfigurovaný reťazec

**Obrázok:** Konfigurácia odosielateľa mailových notifikácií v globálnych nastaveniach

Posielanie vystavených faktúr mailom priamo z CDESKu

Ďalšou novinkou je odosielanie faktúr mailom počas ich vystavovania. V zozname pripravovaných faktúr pribudol stĺpec, kde je možné označiť, ktoré faktúry budú odoslané mailom. Takéto odosielanie je podporované aj pri hromadnom vystavovaní faktúr na pozadí.

**Obrázok:** Ikona pre odoslanie faktúr mailom pri ich vystavovaní

Odoslaná notifikácia obsahuje sumu vystavenej faktúry, platobné údaje, dátumy splatnosti, dodania a vystavenia a tiež názov odberateľa i dodávateľa. V prílohe mailu sa nachádza vystavená faktúra vo formáte pdf. Prostredníctvom mailovej notifikácie je taktiež možné otvoriť faktúru v CDESKu.

**Obrázok:** Vystavená faktúra odoslaná mailom

Vystavenú faktúru je možné odoslať aj mimo proces vytvárania daňových dokladov. Vo formulári vystavenej faktúry pribudlo tlačidlo Odoslať mailom. Po kliknutí na tlačidlo sa zobrazí modálne okno so zoznamom adries, na ktoré bude faktúra odoslaná. Tieto predvyplnené adresy prislúchajú kontaktom, ktoré sú nastavené ako kontakty na odosielanie faktúr. Avšak zoznam adries, na ktoré bude faktúra odoslaná si môžete manuálne rozšíriť.

**Obrázok:** Tlačidlo pre odoslanie už vystavenej faktúry

**Obrázok:** Modálne okno, v ktorom sa nastavujú adresy na príjem faktúry

S týmito funkciami bolo v nastaveniach notifikácií pridané nové pole Fakturácia, kde je možné konfigurovať roly pre príjem faktúr. Na výber sú tieto možnosti:

Kontakt pre odosielanie faktúr
Vystavovateľ faktúry
Prihlásený používateľ
Nadriadený vystavovateľa faktúry

**Obrázok:** Konfigurácia rolí pre príjem faktúr odoslaných mailom

Prečítajte si viac aj k ďalším novinkám verzie 3.1.4

Možnosť zobraziť doplnkové vlastnosti v záložkách

Pri používaní CDESKu môžu nastať prípady, kedy formulár obsahuje väčšie množstvo doplnkových vlastností. Aby záznam nebol príliš dlhý a aby bolo možné vlastnosti zatriediť podľa významových celkov, v poslednom update sme zaviedli novú možnosť triedenia do záložiek. Záložky je možné nakonfigurovať pre každý formulár zvlášť a rovnako tak zvlášť pre každú šablónu požiadaviek. Priamo vo formulári sa zobrazujú ako tlačidlá a po kliknutí na nich sa zobrazia dané doplnkové vlastnosti.

**Obrázok:** Záložky s doplnkovými vlastnosťami vo formulári požiadavky

**Obrázok:** Usporiadanie doplnkových vlastností pod záložky pri konfigurácii šablóny požiadavky

Súčet interných plnení v prehľade čerpania účtovných položiek

Vo formulári požiadaviek pod polom Zákazka je možné zobraziť prehľad čerpania účtovných položiek. S posledným updatom boli do tohto prehľadu započítané aj interné plnenia. Prehľady spojené s internými plneniami sa zobrazujú v samostatnom stĺpci a sú dostupné iba používateľom s oprávnením na prístup k interným plneniam.

Poznámka pre riešiteľov bola premenovaná na Internú diskusiu

S posledným updatom bola v celom CDESKu poznámka pre riešiteľov premenovaná na Internú diskusiu.

**Obrázok:** Tlačidlo pre pridanie internej diskusie vo formulári požiadavky

Nové farby pre dlaždice katalógu požiadaviek

Malou zmenou prešiel aj katalóg požiadaviek. Vo výbere farieb pre dlaždice katalógu požiadaviek boli pridané nové farby.

**Obrázok:** Porovnanie starej a novej farebnej palety pre nastavenie dlaždíc katalógu požiadaviek

Povinné pole Riešenie pri ukončení požiadavky

Pre zobrazenia poľa Riešenie boli v globálnych nastaveniach pridané možnosti Vypnuté, Nepovinné a Povinné. Pri voľbe možnosti Povinné sa vyplnenie kontroluje iba v prípadoch, kedy sa požiadavka dostane do stavu Ukončené. To môže nastať pri manuálnom prepnutí stavu, pri rýchlom ukončení požiadavky, pri ukončení cez plnenie, alebo pri automatickom ukončení po uzavretí naviazaných pracovných príkazov.

**Obrázok:** Konfigurácia poľa Riešenie v globálnych nastaveniach

**Obrázok:** Modálne okno s poľom Riešenie, ktoré sa zobrazí pri ukončení požiadavky cez plnenie

Filtrácia zoznamu požiadaviek podľa zmeškaného termínu odozvy

V zozname požiadaviek pre podmienku filtrácie Termín odozvy boli pridané dve nové možností: zmeškaný a v termíne. Výberom možnosti zmeškaný sa zobrazia iba požiadavky so zmeškaným termínom odozvy. Naopak, možnosť v termíne zobrazí všetky požiadavky, u ktorých je zaznamenaný dátum menší alebo rovný nastavenému termínu odozvy.

**Obrázok:** Nové možnosti pokročilého filtra pre podmienku Termín odozvy

Filtrácia v zozname predpisov pravidelných požiadaviek pre najbližší / posledný dátum generovania

V pokročilom filtri v zozname predpisov pravidelných požiadaviek pribudla nová podmienka Generovanie požiadaviek. Umožňuje filtráciu podľa najbližšieho a posledného dátumu generovania. Obsahuje možnosti umožňujúce manuálne nastavenie času / časového intervalu a možnosti pre jednoduché vymedzenie času, napríklad dnes, včera, minulý mesiac.

**Obrázok:** Podmienka Generovanie požiadaviek v pokročilom filtri zoznamu predpisov pravidelných požiadaviek

Podmienka Všetci v jednoduchom filtri zoznamu požiadaviek

V jednoduchom filtri v podmienke Riešiteľ bola pridaná možnosť Všetci, ktorá umožňuje zobraziť záznamy všetkých riešiteľov. Doposiaľ takáto konfigurácia bola možná iba prostredníctvom pokročilého filtra.

**Obrázok:** Možnosť Všetci v jednoduchom filtri pre podmienky Riešiteľ

Taktiež bolo zmenené označovanie ostatných možností. Pri voľbe podmienky Všetci sa zruší označenie ostatných možností v podmienke riešiteľ. Možnosť Všetky sa už skôr nachádzala v jednoduchom filtri v podmienke Stav. Takýto spôsob označovania bol aplikovaný aj v tejto podmienke.

**Obrázok:** Výber možnosti Všetky v podmienke Stav

Nápovedy v globálnych nastaveniach požiadaviek

Aby bolo používanie CDESKu intuitívnejšie a pohodlnejšie, v globálnych nastaveniach požiadavkách sme ku každému nastaveniu pridali ikony informujúce o význame daného nastavenia. V prípadoch, kedy nastavenie slúži na zapnutie nejakého poľa, pridali sme aj informáciu o tom, že zobrazenie poľa je okrem globálnych nastavení podmienené aj oprávneniami. Takéto nápovedy plánujeme v budúcností pridať do globálnych nastavení aj ďalších modulov.

**Obrázok:** Ikony s nápovedami v globálnych nastaveniach požiadaviek

Kontrola správnosti zápisu mailových adries

Pri odosielaní príspevkov na záložkách Diskusia a Ext-mail na požiadavke je možné k predvyplnením adresám manuálne vpísať aj ďalšie adresy. V takom prípade ale môže nastať situácia, že manuálne vložená adresa nie je zapísaná v správnom tvare a používateľ nie je o tom informovaný. Preto sme pridali novú funkciu kontroly správnosti zápisu manuálne vloženej adresy. Ak sa teraz používateľ pokúsi odoslať príspevok so zlou adresou, zobrazí sa upozornenie, že adresa nie je zapísaná správne.

**Obrázok:** Upozornenie a vyznačená nesprávne zapísaná adresa

Presun modulu Požiadavky v menu

V predošlej verzii CDESKu bol pridaný modul Dokumenty, čím sa ale požiadavky posunuli nižšie. Vzhľadom k dôležitosti modulu Požiadavky, sme ho v tejto verzii v menu presunuli nad Zákazy a Dokumenty.

**Obrázok:** Modul požiadavky sa v menu už nachádza nad modulmi Zákazky a Dokumenty

Oprava chyby so strácaním dodatočne pridaných príjemcov pri ďalších príspevkoch

V predošlých verziách CDESKu sa vyskytovala chyba, že ak používateľ odpovedal na príspevok, ktorý obsahoval manuálne vložených príjemcov, v odpovedi sa títo príjemcovia nenachádzali. Preto odpoveď dostali iba automaticky pridaní príjemcovia. S posledným updatom sme túto chybu opravili.

Nová podmienka pre pokročilý filter – Dátum fakturácie plnenia

V zozname plnení sa už skôr nachádza stĺpec Dátum fakturácie, ktorý bolo možné zahrnúť aj do exportov. Od poslednej verzie bude možné podľa tohto stĺpca aj filtrovať záznamy. Dátum fakturácie bol pridaný do ako podmienka do pokročilého filtra.

**Obrázok:** Podmienka Dátum fakturácie v zozname plnení

Posilnenie väzby medzi spoločnosťou v adresári a účtovnou jednotkou

S updatom 3.1.4 prešli zmenami aj nastavenia k účtovaniu. Účtovnú jednotku je odteraz možné nastaviť iba pre jednu spoločnosť. Spoločnosť v adresári môže byť definovaná ako samostatná účtovná jednotka. Znamená to, že pokiaľ k danej spoločnosti už existuje účtovná jednotka, tak pri vytváraní novej účtovnej jednotky sa daná spoločnosť už zobrazovať nebude.

**Obrázok:** Pole zákazník pri pridávaní novej účtovnej jednotky obsahuje iba tie spoločnosti, na ktoré zatiaľ nebola pridaná žiadna účtovná jednotka

Údaje na účtovnej jednotke sa synchronizujú s údajmi na spoločnostiach, ku ktorým patria účtovné jednotky. Synchronizujú sa nasledujúce údaje: IČO, DIČ, IČ DPH, Platca DPH, Doba splatnosti faktúr a Dátum zdaniteľného plnenia. Vďaka tomu sa predíde situácii, kedy by spoločnosť mala nastavené iné fakturačné údaje ako účtovná jednotka.

**Obrázok:** Údaje na účtovnej jednotke sú synchronizované s údajmi na spoločnosti

V budúcnosti budú účtovné jednotky integrované do ponúk, objednávok a pod faktúrami bude rozšírená funkcionalita účtovných jednotiek, tak aby jednotlivé dokumenty mali logo spoločnosti viazanej k danej účtovnej jednotke.

Nová záložka – Prepojenie s ERP

Ak je v CDESKu zapnutý konektor Abra Flexi, na vystavenej faktúre sa zobrazí záložka Prepojenie s ERP. Na záložke sa nachádza odkaz na presmerovanie do ekonomického softvéru Abra Flexi. Zároveň s touto zmenou bola na vystavenej faktúre zrušená záložka Informácie.

Nové stĺpce v časti Bankové účty na spoločnosti

S posledným updatm bola vo formulári spoločnosti upravená časť Bankové účty. Boli pridané nové stĺpce: Názov účtu, IBAN / Tuzemský, Číslo účtu a Peňažná mena.

Údaj vyplnený v stĺpci Názov účtu sa zobrazí na faktúre. V stĺpci IBAN / Tuzemský je možné vybrať, čí účet zadávate v tvare IBAN, alebo v tvare predčíslie účtu / základné číslo / kód banky. Stĺpec Číslo účtu slúži priamo na zadanie čísla účtu a v stĺpci Peňažná mena je možné nastaviť pre aké peňažné meny na faktúre bude účet dostupný. Napríklad pri výbere možnosti Euro sa daný bankový účet ponúkne iba na faktúrach, ktoré budú vystavené v eurách.

**Obrázok:** Bankové účty o formulári spoločnosti

Manuálne spracovanie správy ako ext-mail na požiadavke

Pri manuálnom spracovaní správy na spracovanie je odteraz možné správu pridať ako ext-mail k požiadavke. Túto voľbu je možné zvoliť cez kontextové menu v zozname správ na spracovanie alebo cez tlačidlo Akcia po otvorení konkrétnej správy.

**Obrázok:** Tlačidlo pre spracovanie správy ako ext-mail na požiadavke

Vo formulári konkrétneho záznamu sa už nezobrazuje nadpis Doplnkové vlastnosti

Aby formulár bol čo najviac kompaktný, zo záznamov požiadaviek a pracovných príkazov sme odstránili nadpis Doplnkové vlastnosti. Vďaka tomu sú polia doplnkových vlastností viacej prepojené so zvyškom formulára. V nastaveniach požiadaviek, pracovných príkazov a aj v šablónach požiadaviek a pracovných príkazov tento nadpis ostal zachovaný.

**Obrázok:** Porovnanie formuláru požiadaviek pred a po odstránení nadpisu Doplnkové vlastnosti

Odstránenie tlačidla na pridávanie doplnkových vlastností cez formuláre

Z jednotlivých formulárov boli taktiež odstránené tlačidlá pre pridávanie doplnkových vlastností. Táto zmena sa netýkajú už len požiadaviek a pracovných príkazov, ale formulárov všetkých modulov, kde sa nachádzajú doplnkové vlastnosti.

Polia doplnkových vlastností je tak možné pridávať už v globálnych nastaveniach daného modulu. V prípade požiadaviek a pracovných príkazov je pridávanie možné aj prostredníctvom šablón a u konfiguračnej databázy cez CI Typy.

**Obrázok:** Porovnanie formuláru požiadaviek pred a po odstránení tlačidla na pridávanie doplnkových vlastností

Nové oprávnenie pre nastavenie Ponúknuť ako schvaľovateľa

V oprávneniach v časti Schvaľovanie -> Ponúkať ako schvaľovateľa bolo pridané nové oprávnenie Schvaľovanie žiadostí o voľno. Používateľ, ktorý má toto oprávnenie zapnuté a zároveň bude patriť do skupiny Approver, bude môcť schvaľovať žiadosti o voľno.

**Obrázok:** Nové oprávnenie pre schvaľovanie žiadostí o voľno

V JIRA konektore je možné k jednému JIRA projektu pridať viacero CDESK zákaziek

Pri konfigurácii JIRA konektoru nebolo možné vybrať viacero zákaziek pre jeden JIRA projekt. Táto funkcionalita bola dopracovaná vo verzii CDESKu 3.1.4. Viac o JIRA konektore sa dočítate v samostatnom manuáli.

**Obrázok:** JIRA projekt prepojený s viacerými CDESK zákazkami

Zmenšenie poľa pre nahrávanie príloh

S updatom 3.1.4 bolo zmenené aj pole pre nahrávanie príloh. Odteraz bude menšie a v modernejšom dizajne.