Zlepšení ve fakturaci, přidané kategorie požadavků, organizační struktura a jiné

18. novembra 2022

Kategorie požadavků

Update 3.1.4 přinesl kategorie požadavků, které umožňují nový způsob omezování cizích požadavků. Zařazením požadavku do kategorie, ke které nemá řešitel přístup, dosáhnete tak, že uživatel neuvidí požadavky příslušející do dané kategorie. Toto omezování funguje pouze u uživatelů, kteří mají zatrženo oprávnění Přístup k cizím.

Kategorie požadavků si vytvoříte vlastní v globálních nastaveních. V nastavení účtu se následně zobrazí nová záložka Kategorie požadavků, kde zpřístupňujete požadavky podle kategorie.

CDESK neobsahuje předdefinované kategorie.

Nastavenie pre sprístupnenie požiadaviek na základe kategórii — **Obrázek:** Nastavení pro zpřístupnění požadavků na základě kategorii

Zoznam kategórií požiadaviek v globálnych nastaveniach — **Obrázek:** Seznam kategorií požadavků v globálních nastaveních

Řízení přístupu k požadavkům na základě organizační struktury

Kromě kategorií požadavků, poslední update přinesl možnost řízení přístupu na základě organizační struktury. Uživateli lze zpřístupnit požadavky příslušející jeho organizační jednotce a jednotkám, které se nacházejí pod danou jednotkou. Kromě vlastní organizační jednotky je možné uživateli přiřadit přístup i k požadavkům dalších organizačních jednotek. Pro nastavení přístupu na základě organizační struktury není nutné, aby uživatel měl zapnuté oprávnění pro přístup k cizím požadavkům.

Uspořádání organizační struktury se do CDESKu eviduje díky AD / LDAP konektoru, který jsme představili v samostatném manuálu. Po nakonfigurování konektoru se ve formuláři uživatele zobrazí záložka Organizační struktura, kde je znázorněna organizační struktura společnosti.

Organizačná štruktúra znázornená vo formulári používateľa — **Obrázek:** Organizační struktura znázorněná ve formuláři uživatele

Nastavenie oprávnení na prístup k záznamom konkrétnych organizačných štruktúr — **Obrázek:** Nastavení oprávnění pro přístup k záznamům konkrétních organizačních struktur

Ve formuláři požadavku se zpřístupní pole umožňující výběr organizační jednotky, pod kterou daný požadavek spadá. Organizační jednotka se předvyplní jednotkou, do které patří zadavatel.

Pole Organizačná štruktúra vo formulári požiadavky — **Obrázek:** Pole Organizační struktura ve formuláři požadavku

Aby se vám s organizační strukturou dobře pracovalo, přidali jsme i další funkce. V seznamu požadavků je nový sloupec Organizační struktura, který lze zahrnout i do exportu. Na základě organizační struktury lze filtrovat záznamy v seznamu požadavků.

Filtrovanie v zozname požiadaviek podľa organizačnej jednotky — **Obrázek:** Filtrování v seznamu požadavků dle organizační jednotky

Sumarizace přístupů k požadavkům:

Jelikož v této verzi přibyly dva nové způsoby řízení přístupů k požadavkům, pro přehlednost vám uvádíme všechny způsoby řízení přístupů:

Přístup k vlastním – uživatel vidí požadavky:
- které vytvořil
- je jejím řešitelem
- je odpovědnou osobou
- je pomocným řešitelem
- je uveden v poli Kdo žádá / Pro koho žádá
- je zastupující některé z rolí uvedených výše
Přístup k cizím – viditelné všechny požadavky viditelných společností, pokud na ně není aplikováno jedno z následujících omezení:
- Přístup podle oblasti služby
- Přístup podle kategorie
Přístup podle zakázky – automaticky jsou vidět cizí požadavky v zakázkách, ke kterým má uživatel přístup
Přístup na základě organizační struktury – uživatel vidí cizí požadavky na základě zapnutého oprávnění Viditelnost požadavků podle organizačního útvaru a zařazení požadavku do tohoto útvaru.

Jméno účtu a volitelný řetězec jako jméno odesílatele

Update 3.1.4 přinesl vylepšení i do notifikací požadavků. V globálních nastaveních notifikací přibyla možnost konfigurace jména odesílatele při odesílání notifikací z diskuse se zákazníkem a z interní diskuse. Doposud se v těchto oznámeních zobrazoval pouze název přiřazený k adrese odesílatele. Nyní lze nastavit, aby se zobrazovalo uživatelské jméno a řetězec, který je volně konfigurovatelný.

Mailová notifikácia, kde je zobrazené meno používateľa a za menom sa nachádza nakonfigurovaný reťazec — **Obrázek:** E-mailová notifikace, kde je zobrazeno uživatelské jméno a za jménem se nachází nakonfigurovaný řetězec

Konfigurácia odosielateľa mailových notifikácií v globálnych nastaveniach — **Obrázek:** Konfigurace odesílatele e-mailových notifikací v globálních nastaveních

Posílání vystavených faktur e-mailem přímo z CDESKu

Další novinkou je odesílání faktur e-mailem během jejich vystavování. V seznamu připravovaných faktur přibyl sloupec, kde lze označit, které faktury budou odeslány e-mailem. Takové odesílání je podporováno i při hromadném vystavování faktur na pozadí.

Ikona pre odoslanie faktúr mailom pri ich vystavovaní — **Obrázek:** Ikona pro odeslání faktur e-mailem při jejich vystavování

Odeslaná notifikace obsahuje částku vystavené faktury, platební údaje, data splatnosti, dodání a vystavení a také název odběratele i dodavatele. V příloze e-mailu se nachází vystavená faktura ve formátu pdf. Prostřednictvím e-mailové notifikace je také možné otevřít fakturu v CDESKu.

Vystavená faktúra odoslaná mailom — **Obrázek:** Vystavená faktura odeslaná e-mailem

Vystavenou fakturu lze odeslat i mimo proces vytváření daňových dokladů. Ve formuláři vystavené faktury přibylo tlačítko Odeslat e-mailem. Po klepnutí na tlačítko se zobrazí modální okno se seznamem adres, na které bude faktura odeslána. Tyto předvyplněné adresy přísluší kontaktům, které jsou nastaveny jako kontakty pro odesílání faktur. Seznam adres, na které bude faktura odeslána, však můžete ručně rozšířit.

Tlačidlo pre odoslanie už vystavenej faktúry — **Obrázek:** Tlačítko pro odeslání již vystavené faktury

Modálne okno, v ktorom sa nastavujú adresy na príjem faktúry — **Obrázek:** Modální okno, ve kterém se nastavují adresy pro příjem faktury

S těmito funkcemi bylo v nastavení notifikací přidáno nové pole Fakturace, kde lze konfigurovat role pro příjem faktur. Na výběr jsou tyto možnosti:

Kontakt pro odesílání faktur
Vystavovatel faktury
Přihlášený uživatel
Nadřízený vystavovatele faktury

Konfigurácia rolí pre príjem faktúr odoslaných mailom — **Obrázek:** Konfigurace rolí pro příjem faktur odeslaných e-mailem

Přečtěte si více i k dalším novinkám verze 3.1.4

Možnost zobrazit doplňkové vlastnosti v záložkách

Při používání CDESKu mohou nastat případy, kdy formulář obsahuje větší množství doplňkových vlastností. Aby záznam nebyl příliš dlouhý a aby bylo možné vlastnosti zatřídit podle významových celků, v posledním updatu jsme zavedli novou možnost třídění do záložek. Záložky lze nakonfigurovat pro každý formulář zvlášť a stejně tak zvlášť pro každou šablonu požadavků. Přímo ve formuláři se zobrazují jako tlačítka a po kliknutí na nich se zobrazí dané doplňkové vlastnosti.

Záložky s doplnkovými vlastnosťami vo formulári požiadavky — **Obrázek:** Záložky s doplňkovými vlastnostmi ve formuláři požadavku

Usporiadanie doplnkových vlastností pod záložky pri konfigurácii šablóny požiadavky — **Obrázek:** Uspořádání doplňkových vlastností pod záložky při konfiguraci šablony požadavku

Součet interních plnění v přehledu čerpání účetních položek

Ve formuláři požadavků pod polem Zakázka je možné zobrazit přehled čerpání účetních položek. S posledním updatem byla do tohoto přehledu započtena i interní plnění. Přehledy spojené s interními plněními se zobrazují v samostatném sloupci a jsou dostupné pouze uživatelům s oprávněním k přístupu k interním plněním.

Súčet interných plnení v prehľade čerpania účtovných položiek — **Obrázek:** Součet interních plnění v přehledu čerpání účetních položek

Poznámka pro řešitele byla přejmenována na Interní diskusi

S posledním updatem byla v celém CDESKu poznámka pro řešitele přejmenována na Interní diskusi.

Tlačidlo pre pridanie internej diskusie vo formulári požiadavky — **Obrázek:** Tlačítko pro přidání interní diskuse ve formuláři požadavku

Nové barvy pro dlaždice katalogu požadavků

Malou změnou prošel také katalog požadavků. Ve výběru barev pro dlaždice katalogu požadavků byly přidány nové barvy.

Porovnanie starej a novej farebnej palety pre nastavenie dlaždíc katalógu požiadaviek — **Obrázek:** Porovnání staré a nové barevné palety pro nastavení dlaždic katalogu požadavků

Povinné pole Řešení při ukončení požadavku

Pro zobrazení pole Řešení byly v globálních nastaveních přidány možnosti Vypnuto, Nepovinné a Povinné. Při volbě možnosti Povinné se vyplnění kontroluje pouze v případech, kdy se požadavek dostane do stavu Ukončeno. To může nastat při manuálním přepnutí stavu, při rychlém ukončení požadavku, při ukončení přes plnění, nebo při automatickém ukončení po uzavření navázaných pracovních příkazů.

Konfigurácia poľa Riešenie v globálnych nastaveniach — **Obrázek:** Konfigurace pole Řešení v globálních nastaveních

Modálne okno s poľom Riešenie, ktoré sa zobrazí pri ukončení požiadavky cez plnenie — **Obrázek:** Modální okno s polem Řešení, které se zobrazí při ukončení požadavku přes plnění

Filtrace seznamu požadavků podle zmeškaného termínu odezvy

V seznamu požadavků pro podmínku filtrace Termín odezvy byly přidány dvě nové možností: zmeškaný a v termínu. Výběrem možnosti zmeškaný se zobrazí pouze požadavky se zmeškaným termínem odezvy. Naopak, možnost v termínu zobrazí všechny požadavky, u kterých je zaznamenané datum menší nebo rovno nastavenému termínu odezvy.

Nové možnosti pokročilého filtra pre podmienku Termín odozvy — **Obrázek:** Nové možnosti pokročilého filtru pro podmínku Termín odezvy

Filtrace v seznamu předpisů pravidelných požadavků pro nejbližší / poslední datum generování

V pokročilém filtru v seznamu předpisů pravidelných požadavků přibyla nová podmínka Generování požadavků. Umožňuje filtraci podle nejbližšího a posledního data generování. Obsahuje možnosti umožňující manuální nastavení času / časového intervalu a možnosti pro snadné vymezení času, například dnes, včera, minulý měsíc.

Podmienka Generovanie požiadaviek v pokročilom filtri zoznamu predpisov pravidelných požiadaviek — **Obrázek:** Podmínka Generování požadavků v pokročilém filtru seznamu předpisů pravidelných požadavků

Podmínka Všichni v jednoduchém filtru seznamu požadavků

V jednoduchém filtru v podmínce Řešitel byla přidána možnost Všichni, která umožňuje zobrazit záznamy všech řešitelů. Dosud taková konfigurace byla možná pouze prostřednictvím pokročilého filtru.

Možnosť Všetci v jednoduchom filtri pre podmienky Riešiteľ — **Obrázek:** Možnost Všichni v jednoduchém filtru pro podmínky Řešitel

Také bylo změněno označování ostatních možností. Při volbě podmínky Všichni se zruší označení ostatních možností v podmínce řešitel. Možnost Všechny se již dříve nacházela v jednoduchém filtru v podmínce Stav. Takový způsob označování byl aplikován i v této podmínce.

Výber možnosti Všetky v podmienke Stav — **Obrázek:** Výběr možnosti Všechny v podmínce Stav

Nápověda v globálních nastaveních požadavků

Aby bylo používání CDESKu intuitivnější a pohodlnější, v globálních nastaveních požadavcích jsme ke každému nastavení přidali ikony informující o významu daného nastavení. V případech, kdy nastavení slouží k zapnutí nějakého pole, přidali jsme i informaci o tom, že zobrazení pole je kromě globálních nastavení podmíněno i oprávněními. Takové nápovědy plánujeme v budoucnosti přidat do globálních nastavení i dalších modulů.

Ikony s nápovedami v globálnych nastaveniach požiadaviek — **Obrázek:** Ikony s nápovědami v globálních nastaveních požadavek

Kontrola správnosti zápisu e-mailových adres

Při odesílání příspěvků na záložkách Diskuse a Ext-mail na požadavku lze k před vyplněným adresám manuálně vepsat i další adresy. V takovém případě ale může nastat situace, že manuálně vložená adresa není zapsána ve správném tvaru a uživatel není o tom informován. Proto jsme přidali novou funkci kontroly správnosti zápisu manuálně vložené adresy. Pokud se nyní uživatel pokusí odeslat příspěvek se špatnou adresou, zobrazí se upozornění, že adresa není zapsána správně.

Upozornenie a vyznačená nesprávne zapísaná adresa — **Obrázek:** Upozornění a vyznačená nesprávně zapsaná adresa

Přesun modulu Požadavky v menu

V předešlé verzi CDESKu byl přidán modul Dokumenty, čímž se ale požadavky posunuly níže. Vzhledem k důležitosti modulu Požadavky, jsme ho v této verzi v menu přesunuli nad Zákazy a Dokumenty.

Modul požiadavky sa v menu už nachádza nad modulmi Zákazky a Dokumenty — **Obrázek:** Modul požadavku se v menu nachází nad moduly Zakázky a Dokumenty

Oprava chyby se ztrácením dodatečně přidaných příjemců při dalších příspěvcích

V předchozích verzích CDESKu se vyskytovala chyba, že pokud uživatel odpověděl na příspěvek, který obsahoval manuálně vložené příjemce, v odpovědi se tito příjemci nenacházeli. Proto odpověď dostali pouze automaticky přidaní příjemci. S posledním updatem jsme tuto chybu opravili.

Nová podmínka pro pokročilý filtr – Datum fakturace plnění

V seznamu plnění se již déle nachází sloupec Datum fakturace, který bylo možné zahrnout i do exportů. Od poslední verze bude možné podle tohoto sloupce také filtrovat záznamy. Datum fakturace bylo přidáno do jako podmínka do pokročilého filtru.

Podmienka Dátum fakturácie v zozname plnení — **Obrázek:** Podmínka Datum fakturace v seznamu plnění

Posílení vazby mezi společností v adresáři a účetní jednotkou

S updatem 3.1.4 prošly změnami i nastavení k účtování. Účetní jednotku je nyní možné nastavit pouze pro jednu společnost. Společnost v adresáři může být definována jako samostatná účetní jednotka. Znamená to, že pokud k dané společnosti již existuje účetní jednotka, tak při vytváření nové účetní jednotky se daná společnost již zobrazovat nebude.

Pole zákazník pri pridávaní novej účtovnej jednotky obsahuje iba tie spoločnosti, na ktoré zatiaľ nebola pridaná žiadna účtovná jednotka — **Obrázek:** Pole zákazník při přidávání nové účetní jednotky obsahuje pouze ty společnosti, na které dosud nebyla přidána žádná účetní jednotka

Údaje na účetní jednotce se synchronizují s údaji na společnostech, k nimž patří účetní jednotky. Synchronizují se následující údaje: IČO, DIČ, DIČ, Plátce DPH, Doba splatnosti faktur a Datum zdanitelného plnění. Díky tomu se předejde situaci, kdy by společnost měla nastavena jiné fakturační údaje než účetní jednotka.

Údaje na účtovnej jednotke sú synchronizované s údajmi na spoločnosti — **Obrázek:** Údaje na účetní jednotce jsou synchronizovány s údaji na společnosti

V budoucnu budou účetní jednotky integrovány do nabídek, objednávek a pod fakturami bude rozšířena funkcionalita účetních jednotek, tak aby jednotlivé dokumenty měly logo společnosti vázané k dané účetní jednotce.

Nová záložka – Propojení s ERP

Je-li v CDESKu zapnut konektor Abra Flexi, na vystavené faktuře se zobrazí záložka Propojení s ERP. Na záložce se nachází odkaz na přesměrování do ekonomického softwaru Abra Flexi. Zároveň s touto změnou byla na vystavené faktuře zrušena záložka Informace.

Nová záložka Prepojenie s ERP obsahujúca odkaz do softvéru Abra Flexi — **Obrázek:** Nová záložka Propojení s ERP obsahující odkaz do softwaru Abra Flexi

Nové sloupce v části Bankovní účty na společnosti

S posledním updatem byla ve formuláři společnosti upravena část Bankovní účty. Byly přidány nové sloupce: Název účtu, IBAN / Tuzemský, Číslo účtu a Peněžní měna.

Údaj vyplněný ve sloupci Název účtu se zobrazí na faktuře. Ve sloupci IBAN / Tuzemský je možné vybrat, jaký účet zadáváte ve tvaru IBAN, nebo ve tvaru předčíslí účtu / základní číslo / kód banky. Sloupec Číslo účtu slouží přímo k zadání čísla účtu a ve sloupci Peněžní měna lze nastavit pro jaké peněžní měny na faktuře bude účet dostupný. Například při výběru možnosti Euro se daný bankovní účet nabídne pouze na fakturách, které budou vystaveny v eurech.

Bankové účty o formulári spoločnosti — **Obrázek:** Bankovní účty o formuláři společnosti

Manuální zpracování zprávy jako ext-mail na požadavku

Při ručním zpracování zprávy pro zpracování je nyní možné zprávu přidat jako ext-mail k požadavku. Tuto volbu lze zvolit přes kontextové menu v seznamu zpráv ke zpracování nebo přes tlačítko Akce po otevření konkrétní zprávy.

Tlačidlo pre spracovanie správy ako ext-mail na požiadavke — **Obrázek:** Tlačítko pro zpracování zprávy jako ext-mail na požadavku

Ve formuláři konkrétního záznamu se již nezobrazuje nadpis Doplňkové vlastnosti

Aby formulář byl co nejvíce kompaktní, ze záznamů požadavků a pracovních příkazů jsme odstranili nadpis Doplňkové vlastnosti. Díky tomu jsou pole doplňkových vlastností více propojena se zbytkem formuláře. V nastaveních požadavků, pracovních příkazů a také v šablonách požadavků a pracovních příkazů tento nadpis zůstal zachován.

Porovnanie formuláru požiadaviek pred a po odstránení nadpisu Doplnkové vlastnosti — **Obrázek:** Porovnání formuláře požadavků před a po odstranění nadpisu Doplňkové vlastnosti

Odstranění tlačítka pro přidávání doplňkových vlastností přes formuláře

Z jednotlivých formulářů byla také odstraněna tlačítka pro přidávání doplňkových vlastností. Tato změna se netýká už jen požadavků a pracovních příkazů, ale formulářů všech modulů, kde se nacházejí doplňkové vlastnosti.

Pole doplňkových vlastností je tak možné přidávat již v globálních nastaveních daného modulu. V případě požadavků a pracovních příkazů je přidávání možné i prostřednictvím šablon a u konfigurační databáze přes CI Typy.

Porovnanie formuláru požiadaviek pred a po odstránení tlačidla na pridávanie doplnkových vlastností — **Obrázek:** Porovnání formuláře požadavků před a po odstranění tlačítka pro přidávání doplňkových vlastností

Nové oprávnění pro nastavení Nabídnout jako schvalovatele

V oprávněních v části Schvalování → Nabízet jako schvalovatele bylo přidáno nové oprávnění Schvalování žádostí o volno. Uživatel, který má toto oprávnění zapnuto a zároveň bude patřit do skupiny Approver, bude moci schvalovat žádosti o volno.

Nové oprávnenie pre schvaľovanie žiadostí o voľno — **Obrázek:** Nové oprávnění pro schvalování žádostí o volno

V JIRA konektoru lze k jednomu JIRA projektu přidat více CDESK zakázek

Při konfiguraci JIRA konektoru nebylo možné vybrat více zakázek pro jeden JIRA projekt. Tato funkcionalita byla dopracována ve verzi CDESKu 3.1.4. Více o JIRA konektoru se dočtete v samostatném manuálu.

JIRA projekt prepojený s viacerými CDESK zákazkami — **Obrázek:** JIRA projekt propojený s více CDESK zakázkami

Zmenšení pole pro nahrávání příloh

S updatem 3.1.4 bylo změněno i pole pro nahrávání příloh. Odteď bude menší a v modernějším designu.