Práca servisného oddelenia väčšinou začína v Module Spracovanie správ, kde ide o prijatie zákazníckych emailov a ich automatické spracovanie na požiadavky v CDESK. Požiadavka sa automaticky priradí zodpovedným zamestnancom a zaradí sa do zoznamu požiadaviek v Module Požiadavky.

Nad požiadavkou, priamo v systéme, funguje komunikácia so zákazníkom prostredníctvom diskusie (napr. dohodnutie termínu servisu) a interná komunikácia (medzi riešiteľmi požiadavky). Externú komunikáciu, napr. s dodávateľmi, riešia znovu priamo v požiadavke vďaka funkcii Ext-mail. Všetka komunikácia sa tak udržiava na jednom mieste a nie je roztrúsená v emailových schránkach zamestnancov.

Evidencia a správa predaných a inštalovaných zariadení funguje v Module CMDB.Systém aktívne pracuje s údajmi týchto zariadení. Umožňuje napríklad zákazníkom a technikom priradenie zariadenia pri zadávaní alebo editácii požiadavky. Technik tak presne vie, o aké zariadenie ide, pozná jeho servisnú minulosť, parametre a atribúty. Navyše, na plánovanie pravidelných servisov a kontrol týchto zariadení, využíva spoločnosť Pravidelné požiadavky.

Servisný technik zadá v CDESK pravidelné kontroly vždy po inštalácii nového zariadenia, ktoré sú v čase fungovania zariadenia automaticky notifikované a priraďované technikom, ktorí majú za ne zodpovednosť.

Cenové ponuky ALPHASET spracúva a eviduje v Module Cenové ponuky. Zaujímavosťou je, že Ponuky môžu byť akceptované digitálne, priamo v systéme. 

Ak je naplánovaný servis a so zákazníkom sa dohodne termín, servisný koordinátor pridelí konkrétne časovo ohraničené úlohy technikom, ktorí ich vidia priamo v systéme, v mobilnej aplikácii a vo svojich Microsoft alebo GSuite kalendároch.

Vykonanú prácu si technici evidujú v Module Plnenia, ktorý im umožňuje veľmi komfortný a detailný zápis o vykonaní opravy, inštalácie alebo servisu,s informáciami o vykonanej práci s fotodokumentáciou, použitom materiáli a doprave.

Pre ALPHASET sa na mieru riešilo Money S4/S5 prepojenie. Po odsúhlasení plnenia zákazníkom sa jedným klikom zpožiadavky vytvára a posiela objednávka do prepojeného ERP Money S4/S5. V Money sa táto prijatá objednávka následne fakturuje acelý proces fakturácie prebieha už v Money. Modul Adresár / Modul Spoločnosti vďaka prepojeniu synchronizuje zákazníkov medzi systémami, čím sa eliminuje duplicitná práca. 

Modul Sklad je čerešničkou prepojenia.V CDESK sa zladia všetky skladové karty z Money, ktoré sa vyberú ako skladové položky na výdajku, tá sa naviaže na plnenie, aby bol jednoducho identifikovateľný použitý materiál.

Nastavením tohto procesu a vzájomným prepojením ERP systému s CDESK Service Desk sa v ALPHASETE ušetrí enormné množstvo manuálnej práce a duplicitného zadávania údajov, ktoré vznikajú pri fakturácii. Po zavedení procesu došlo takmer k 100% zníženiu chybovosti pri fakturácii, markantnému zvýšeniu produktivity a transparentnosti voči zákazníkom.

Nenahraditeľnou súčasťou manažérskeho rozhodovania sú prehľady a reporty. CDESK ich poskytuje natívne, ale aj prepojením so softvérom Microsoft PowerBI.

Dôležité bolo predovšetkým odstránenie papierovej agendy. V ALPHASETE sa to podarilo digitalizáciou servisných výkazov, ktoré boli vytvorené na mieru tak, aby presne zodpovedali požadovanému vzoru. Servis je ukončený po automatickom vygenerovaní servisného výkazu, ktorý zákazník podpisuje technikovi na mieste zásahu, priamo v mobile alebo tablete. Servisný výkaz sa následne ukladá v požiadavke a posiela sa zákazníkovi.

Za zmienku stojí aj Modul Znalostná báza, kde ALPHASET v rámci spoločnosti zdieľa návody, postupy a ďalšie informácie, do ktorých môžu zamestnanci nahliadnuť vždy, keď potrebujú.

V prípade, že vás táto prípadová štúdia zaujala nás neváhajte kontaktovať.