Ing. Martin Ondrášik
CDESK, CM Sales Manager
Zavádzanie systému do procesov príde takmer vždy na rad, až keď v organizácii nastávajú problémy. Je potrebné si uvedomiť, že každá organizácia je len tak výkonná ako jej najslabší článok a tieto slabé články bývajú mnohokrát práve v nezvládnutých procesoch.
Dnes už na každú pracovnú, obchodnú činnosť v organizácii existuje softvérový nástroj, ktorý dokáže danú činnosť digitalizovať a tak budovať digitálnu spoločnosť.
Digitalizácia každodennej práce vytvára systém, ktorý pomáha tú istú prácu vykonávať efektívnejšie.
Vo firmách sa dá bežne stretnúť so situáciou, že v snahe o zlepšenie a digitalizáciu používajú niekoľko rôznych systémov, ktoré vzájomne nekomunikujú a ich účel sa míňa cieľu nasadenia. Duplicitné zadávanie informácií, neprehľadnosť, zaťaženosť plánovania a vysoké náklady sú len krátkym zoznamom príkladov možných dôsledkov.
Práve preto je veľmi dôležité zamerať sa na dôkladný výber softvérového riešenia vhodného pre vašu spoločnosť.
Ako si teda vybrať ten správny systém, ktorý by dokázal digitalizovať Vaše podnikové procesy?
Vhodný systém by mal spĺňať nasledujúce kritériá:
- Systém pokrýva čo najviac procesov, ktoré sú predmetom digitalizácie – pri výbere sa dôkladne zamerajte na procesy, ktoré potrebujete digitalizovať, je to základ výberu vhodného systému.
- Integruje podnikové agendy – agendy systém buď sám prevádzkuje alebo umožňuje prepojenie s ďalšími systémami, kde sú tieto agendy prevádzkované. Tým zamedzíte zbytočnej duplikácii údajov, zvládnete procesy a spoluprácu medzi úrovňami organizácie.
- Poskytne variabilitu procesov s ohľadom na ich dodržanie (v čase implementácie) – variabilný workflow, ktorý je plne konfigurovateľný vám zabezpečí nižšie náklady a kratší čas na implementáciu.
- Sledovanie termínov – jasné stanovenie termínov a ich dodržiavanie je podmienkou naplnenia procesu. Tlačenie úloh pred sebou a zabúdanie neprináša ovocie. Informovanie o blížiacich sa termínoch by preto malo byť neoddeliteľnou súčasťou systému.
- Sledovanie nákladov – vďaka systému by ste mali vždy vedieť exaktne identifikovať koľko a na čo míňate. Evidenciu vykonanej práce a možnosť jej reportingu nepodceňujte.
- Podpora komunikácie – zlepšenie komunikácie so zákazníkmi a dodávateľmi, informovanie o stave požiadaviek a transparentné zabezpečovanie poskytovaných služieb budujú vzájomnú dôveru a dobré meno spoločnosti. Ideálne je, aby v riešení bol integrovaný helpdesk, service desk alebo CRM.
- Prijateľné náklady na budúci rozvoj systému – s rozvojom organizácie prichádza aj rozvoj procesov. Preto je potrebné brať ohľad na náklady v budúcnosti. Systém by mal umožňovať vlastné zmeny a tvorbu procesov bez programátorských zásahov. Generačná obmena softvéru môže byť rovnako nákladná. Ak dnes zaplatíte za digitalizáciu súčasných procesov a v budúcnosti ich budete potrebovať rozšíriť, zaplatíte násobky toho, čo dnes, tak to nebola dobrá voľba.
Zavádzanie každého systému a procesov sa spravidla stretáva s určitým nepochopením u zamestnancov. Každá zmena, aj keď sa akokoľvek snažíte, aby bola k lepšiemu, je pre zamestnancov stresujúca.
Participácia zamestnancov na zavádzaní systému je preto kľúčový prvok úspechu.
Stanovte si sledované ciele, komunikujte ich zamestnancom a zapojte ich do procesu v čo najväčšej možnej miere. Len tak pochopia rozmer a dôležitosť zavádzania zmeny. Zároveň s pocitom zúčastnenia im na zavedení procesných zmien bude záležať.
V každej organizácii sa stretávame s tromi skupinami zamestnancov:
- Podporovatelia zmeny
- Neutrálni zamestnanci
- Odporcovia zmeny
Urobte kampaň, zistite si názor, urobte si spoločné stretnutia, pravidelne informujte o progrese, ovplyvňujte neutrálnych a odporcom dokážte, že sa mýlia. Presadenie systému a procesov je rýchlejšie a menej bolestivé.
Pri výbere systému, ktorý vám má pomôcť upratať podnikové procesy je potrebné brať ohľad aj na poskytovateľa. Projektová a technická príprava, zabezpečenie ľudských zdrojov, dostupnosť podpory pri implementácii, rozvoji a udržiavaní systému je rovnako dôležitá, ako jeho funkčnosť. Skúsenosti dodávateľa sú preto pri výbere softvéru nesmierne dôležité.
Digitalizácia na všetkých úrovniach organizácie a tiež aj smerom von je esenciálnou záležitosťou pre prežitie spoločností v dnešnej neistej dobe pandémie a zhoršujúceho sa podnikateľského prostredia.
Ak sa rozhodnete vo firemných procesoch upratovať, neváhajte skúsiť náš softvér CDESK, ktorý vyvíjame na základe požiadaviek klientov už od roku 2003.
