Alokácia termínu cez kalendár

Po presunutí kurzoru na udalosť v kalendári sa zobrazia dodatočné informácie v malom okienku - Názov, termín, zákazník, miesto a riešiteľ.

Okno s informáciami o konkrétnej udalosti v kalendári

Obrázok: Okno s informáciami o konkrétnej udalosti v kalendári

Alokovanie termínu je určenie časového intervalu pre vykonanie prác k požiadavke daným riešiteľom. Alokovaním potvrdzujete vykonanie napr. servisnej návštevy v konkrétnom čase, ktorý ste si už dohodli aj so zákazníkom. 

Ak chcete upravovať termíny, riešiteľov alebo alokovať nové udalosti priamo v kalendári, musíte mať túto možnosť zapnutú. Viac informácií o zapnutí alokovania termínov nájdete v článku Nastavenia.

Poznámka: ak máte túto funkcionalitu vypnutú, nie je možné nastaviť viac termínov pre tú istú úlohu v kalendári. 

Keď už máte alokovanie zapnuté, spravovať udalosti v kalendári môžete nasledujúcimi spôsobmi:

  1. Kliknutím na udalosť – toto zobrazí okno novej alokácie. Operátor môže nastaviť presný čas (alebo celý deň) alokácie, riešiteľa a pridať interný popis (pre operátora, neposiela sa zákazníkovi). Napravo je možnosť poslať potvrdzovací email zákazníkovi. Po zaškrtnutí tohto políčka sa zobrazí možnosť zadať viacero adries na ktoré sa pošle mail vyžadujúci potvrdenie (v kalendári sa pri tejto udalosti zobrazí ikona zvončeka). Keď kliknete na tlačidlo "Alokovať", alokácia sa uloží. Tiež sa zmení farba v kalendári v závislosti od typu udalosti. Pre otvorenie požiadavky udalosti kliknite na jej názov v nadpise udalosti.

Okno alokácie

Obrázok: Okno alokácie

Poznámka: Keď kliknete na alokovanú udalosť, môžete ju odtiaľ vymazať, alebo k nej pridať plnenie.

  1. Drag&Drop premiestňovanie udalostí – keď chytíte, presuniete a pustíte udalosť v kalendári, zobrazí sa alokovacie okno. Tu môžete upraviť údaje o udalosti. Zmeny potvrdíte kliknutím na tlačidlo Uložiť novú alokáciu. 

Poznámka: funkcia Drag&Drop musí byť zapnutá v ľavom hornom rohu kalendára zaškrtnutím drag&drop políčka. Ak je táto možnosť vypnutá, nebude možné posúvať udalosti  týmto spôsobom.

Drag&drop políčko

Obrázok: Drag&drop políčko
  1. Dvojklikom na voľné miesto v kalendári – keď kliknete myšou na voľné miesto v kalendári, zobrazí sa nové okno vytvorenia novej alokácie s niekoľkými možnosťami: Alokácia termínu, úloha, schôdzka, poznámka, požiadavka. Vyberte jednu z možností a kliknite na tlačidlo Pokračovať. Na ďalšej strane vyplňte údaje (rôzne možnosti podľa zvoleného typu) a kliknite na tlačidlo Uložiť.

Alokovanie novej udalosti dvojklikom do kalendára

Obrázok: Alokovanie novej udalosti dvojklikom do kalendára
  1. Zobrazenie alokovaných termínov v plánovacom kalendári – Naplánované termíny, ktoré sú alokované (priradené konkrétnemu dňu alebo času), je možné zobraziť v prehľadnom zozname, ku ktorému sa dostanete v kalendári, tlačidlom Alokované termíny. Ak použijete filter, kliknutím na tlačidlo Alokované termíny sa zobrazia len filtrované záznamy. V Alokovaných termínoch sa zobrazí zoznam naplánovaných udalostí podľa vybraných kritérií. V ňom je možné tiež zvoliť rozsah dátumov, prípadne riešiteľov. K jednému riešiteľovi uvidíme všetky alokované termíny vo zvolenom časovom rozsahu. V jednotlivých termínoch sú zobrazené všetky potrebné informácie z požiadavky a teda Čas, Spoločnosť, Názov, Popis udalosti, Spotrebný materiál (ak spotrebný materiál evidujete k zákazníkom). Ak používate modul Mapy a GPS, zobrazia sa všetky alokované termíny a ich miesta a vzdialenosti v mape. Pomocou tlačidla Zobraziť v mape môžete zobraziť informáciu o celej trase v google mapách. Tu si môžete voliť kratšie alebo rýchlejšie trasy vašej prepravy. 

Alokované termíny  zobrazené cez tlačidlo alokované termíny aj so zobrazením trasy na mape

Obrázok: Alokované termíny zobrazené cez tlačidlo alokované termíny aj so zobrazením trasy na mape

 

Potvrdenie termínu zákazníkom

Pri alokovaní požiadavky alebo pravidelnej úlohy môžete v okne pre potvrdenie alokovaného termínu zaškrtnúť možnosť “Potvrdiť termín od zákazníka“, čím sa automaticky po uložení alokovaného termínu odošle na vybrané emailové adresy informácia s krátkym popisom požiadavky, dátumom a časom, kedy chcete danú požiadavku u zákazníka vykonať, na potvrdenie od zákazníka. Ako príjemcovia sa vložia Hlavné kontakty zákazníka, je možné pridať ďalšie kontakty alebo ľubovoľný e-mail aj s poznámkou.

Potvrdenie alokovaného termínu so zákazníkom

Obrázok: Potvrdenie alokovaného termínu so zákazníkom

Udalosť čakajúca na potvrdenie sa v kalendári zobrazí s malým symbolom zvončeka. Po potvrdení / zamietnutí termínu zákazníkom symbol zvončeka zmizne a v detaile úlohy (po kliknutí na ňu) je na vrchu zobrazená informácia o potvrdení / zamietnutí s možnosťou Zobrazenia detailov – časy a osoba, ktorá potvrdenie udelila.

Kliknutím na „Zmeniť stav potvrdenia” môže operátor informáciu o potvrdení zmeniť alebo zmazať, v prípade, že dôjde k telefonickému potvrdeniu od zákazníka, má možnosť aj samotný operátor v mene zákazníka tento alokovaný termín potvrdiť.

Detail potvrdenia termínu v konkrétnej úlohe

Obrázok: Detail potvrdenia termínu v konkrétnej úlohe

Osoba, ktorá dostala žiadosť o potvrdenie e-mailom v ňom má možnosť kliknúť na príslušný odkaz, ktorý ho presmeruje na webový formulár pre potvrdenie / zamietnutie termínu. Tu vloží meno a poznámku, má rovnako možnosť zmeniť formulár z potvrdzovacieho na zamietací a naopak.