CDESK Outlook Plugin

CDESK Outlook Plugin predstavuje nástroj, ktorý spája desktopovú aplikáciu Microsoft Office Outlook a CDESK. Umožňuje vytvárať priamo z mailu v Outlooku požiadavky, úlohy, diskusné príspevky a interné poznámky (interná diskusia). Je určený len pre operačné systémy Microsoft Windows a môžu ho používať iba používatelia s platnou licenciou CDESK.

Inštalácia CDESK Outlook Plugin

Inštaláciu začnete otvorením inštalačného súboru OutlookCDESKSetup.exe, ktorý získate z download stránky CDESKu. Po otvorení súboru sa zobrazí nové okno. Program môžete nainštalovať len ak súhlasíte so zmluvnými podmienkami, ktoré sa následne zobrazia. Pred inštaláciou si pozorne prečítajte zmluvné podmienky. Zmluvné podmienky akceptujete zaškrtnutím možnosti I accept the agreement. Po odsúhlasení sa sprístupní tlačidlo Next, pomocou ktorého budete pokračovať v inštalácii.

Odsúhlasenie zmluvných podmienok programu Outlook Plugin
Obrázok: Odsúhlasenie zmluvných podmienok programu Outlook Plugin

Nasledujúcim krokom je nastavenie pre umiestnenie inštalačného súboru.

Nastavenie pre umiestnenie inštalačného súboru Outlook Plugin
Obrázok: Nastavenie pre umiestnenie inštalačného súboru Outlook Plugin

Nastavenie môžete zmeniť kliknutím na možnosť Browse, alebo vpísaním vlastnej cesty do textového poľa. Podmienkou je, aby na zvolenom mieste bolo voľných minimálne 2,6 MB. Pre pokračovanie kliknite na tlačidlo Next. Výberom možnosti Cancel okno zatvoríte a inštalácia bude zrušená.

Následne sa objaví okno, kde je vypísané umiestnenie súboru Outlook Plugin. Pre spustenie inštalácie kliknite na tlačidlo Install v pravom dolnom rohu.

Tlačidlo na spustenie inštalácie
Obrázok: Tlačidlo na spustenie inštalácie

Konfigurácia komponentu CDESK Outlook Plugin

Keď je CDESK Outlook Plugin nainštalovaný, na hornej lište Outlooku sa zobrazí záložka CDESK.

Tlačidlo, ktoré sa zobrazuje v Outlooku po nainštalovaní doplnku CDESK Outlook Plugin
Obrázok: Tlačidlo, ktoré sa zobrazuje v Outlooku po nainštalovaní doplnku CDESK Outlook Plugin

Po kliknutí na tlačidlo CDESK sa zobrazí lišta s nástrojmi. Pokračujte kliknutím na tlačidlo Nastavenia.

Tlačidlo pre konfiguráciu CDESK Outlook Pluginu
Obrázok: Tlačidlo pre konfiguráciu CDESK Outlook Pluginu

Po kliknutí sa zobrazí okno pre prihlásenie.

Okno pre prihlásenie do CDESK Outloook Pluginu
Obrázok: Okno pre prihlásenie do CDESK Outloook Pluginu

Okno obsahuje nasledujúce riadky:

Titulok: Názov záložky, pomocou ktorej sa dostanete do nástrojovej lišty daného CDESK Outlook Pluginu. Záložka sa zobrazuje na hornej lište Outlooku.

CDESK URL: URL adresa vášho CDESK servera. Adresu zadávajte v tvare https://

CDESK Meno používateľa: Vaše prihlasovacie meno do CDESKu. Meno vám poskytne váš správca prostredia.

CDESK Heslo používateľa: Vaše prihlasovacie heslo do CDESKu. Heslo vám poskytne váš správca prostredia.

Pre dokončenie konfigurácie kliknite na tlačidlo OK v pravom dolnom rohu okna. Kliknutím na tlačidlo Zrušiť sa okno zatvorí bez nastavenie konektora.

Tlačidlo na potvrdenie konfigurácie CDESK Outlook Pluginu
Obrázok: Tlačidlo na potvrdenie konfigurácie CDESK Outlook Pluginu

Po úspešnej konfigurácii sa pod záložkou z CDESK Outlook Pluginu zobrazia nasledujúce tlačidlá:

Ich funkcia je popísaná v ďalšom texte.

Pridanie ďalších CDESK kont do Outlook Pluginu

Do Outlook Pluginu je možné pripojiť viacej CDESK kont súčasne. Ďalšie kontá pridáte cez nastavenia doplnkov v Outlook Plugine. Ako sa dostať k nastaveniam doplnkov popisujeme v odseku Riešenie, ak sa nezobrazuje záložka CDESK.

V zozname doplnkov vyberte CDESK 3 Add-In for Microsoft Outlook a kliknite na tlačidlo Možnosti doplnku.

Tlačidlo Možnosti doplnku
Obrázok: Tlačidlo Možnosti doplnku

Po kliknutí sa otvorí modálne okno, ktoré obsahuje možnosť CDESK sady nastavení. Po kliknutí sa otvorí výber, v ktorom môžete zvoliť koľko CDESK účtov chcete pripojiť. Maximálny počet je 10.

Okno pre pridanie ďalších CDESK účtov do Outlook Pluginu
Obrázok: Okno pre pridanie ďalších CDESK účtov do Outlook Pluginu

Nastavenie aplikujete kliknutím na tlačidlo Použiť v pravom dolnom rohu. Kliknutím na tlačidlo Zrušiť okno zatvoríte bez použitia nastavení.

Aby sa zmeny prejavili, je potrebné reštartovať Outlook. Po opätovnom zapnutí sa na hornej lište Outlooku bude nachádzať toľko záložiek CDESK, koľko kont ste zvolili v nastavení.

Outlook s viacerými pripojenými CDESK kontami
Obrázok: Outlook s viacerými pripojenými CDESK kontami

Riešenie, ak sa nezobrazuje záložka CDESK

V prípade, že sa záložka CDESK pred konfiguráciou nezobrazuje a inštalácia doplnku prebehla správne, skontrolujte či máte v Outlooku povolený doplnok CDESK Outlook Plugin. Pre povolenie doplnku kliknite na záložku Súbor v hornej lište Outlooku.

Tlačidlo Súbor v Outlooku
Obrázok: Tlačidlo Súbor v Outlooku

Po kliknutí sa dostanete do záložky Informácie. Kliknite na tlačidlo Možnosti na bočnej lište. Po kliknutí sa otvorí nové okno. Prejdite do časti Doplnky.

Tlačidlo na spravovanie doplnkov v Outlooku
Obrázok: Tlačidlo na spravovanie doplnkov v Outlooku

Po kliknutí sa otvorí okno s výpisom všetkých doplnkov. Nájdite v zozname položku CDESK 3 a kliknite na možnosť Spustiť.

CDESK Outlook Plugin medzi Outlook doplnkami
Obrázok: CDESK Outlook Plugin medzi Outlook doplnkami

Po kliknutí sa otvorí nové okno, kde zaškrtnete CDESK 3 Add-In for Microsoft Outlook. Doplnok povolíte kliknutím na tlačidlo OK.

Povolenie doplnku CDESK Outlook Plugin
Obrázok: Povolenie doplnku CDESK Outlook Plugin

Vytvorenie požiadavky podľa katalógu požiadaviek

Pre vytvorenie požiadavky cez katalóg požiadaviek vyberte mail a následne kliknite na tlačidlo Vytvoriť novú požiadavku z katalógu.

Tlačidlo na vytvorenie požiadavky podľa katalógu požiadaviek
Obrázok: Tlačidlo na vytvorenie požiadavky podľa katalógu požiadaviek

Tlačidlo na tvorbu požiadavky z katalógu sa zobrazuje, len ak máte v CDESKu zapnutý katalóg požiadaviek. Katalóg požiadaviek zapnete v Globálne nastavenia->Požiadavky->Katalóg požiadaviek. Ak sa tlačidlo aj naďalej nezobrazuje, skontrolujte, či máte oprávnenie na vytváranie požiadaviek z katalógu požiadaviek. Oprávnenia v CDESKu nastavíte v Používatelia a skupiny->Používatelia->konkrétny používateľ->záložka Oprávnenia->Požiadavky->Nové záznamy cez Katalóg požiadaviek.

Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť novú požiadavku podľa katalógu sa otvorí nové modálne okno, kde vyberiete zákazníka. Ak odosielateľ vybratého mailu už je v CDESKu evidovaný ako kontakt alebo zákaznícke konto, zákazník bude predvolený.

Modálne okno pre výber zákazníka
Obrázok: Modálne okno pre výber zákazníka

Ďalšie kroky pri zadávaní požiadavky je rovnaký ako pri zadávaní požiadavky z katalógu cez webový prístup. Postup je popísaný v texte Práca s požiadavkou – operátor, pričom niektoré polia sú predvyplnené na základe mailu, ktorý ste mali otvorený pri zadávaní požiadavky.

Názov požiadavky – v prípade ak je pod dlaždicou voľný, prevezme sa z predmetu mailu.

Popis požiadavky – predvyplní sa z obsahu správy.

Prílohy – do prílohy sa vloží pôvodný mail. Do prílohy sa tiež automaticky vkladajú prílohy a obrázky z mailu a tiež sa priloží pôvodný mail vo formáte .msg

Výber dlaždíc katalógu požiadaviek
Obrázok: Výber dlaždíc katalógu požiadaviek

Vytvorenie všeobecnej požiadavky

Pre vytvorenie všeobecnej požiadavky vyberte mail a následne kliknite na tlačidlo Vytvoriť všeobecnú požiadavku.

Tlačidlo na vytvorenie všeobecnej požiadavky
Obrázok: Tlačidlo na vytvorenie všeobecnej požiadavky

Tlačidlo na tvorbu požiadavky sa zobrazuje len ak máte oprávnenie na vytváranie požiadaviek. Oprávnenia v CDESKu nastavíte v Používatelia a skupiny->Používatelia->konkrétny používateľ->záložka Oprávnenia->Požiadavky->Nové záznamy s manuálnym vypĺňaním (všeobecná požiadavka).

Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť novú požiadavku sa otvorí modálne okno s formulárom ako sa používa pri zadávaní požiadavky cez webový prístup. Význam jednotlivých polí je podrobne popísaný v texte Práca s požiadavkou – operátor, pričom niektoré polia sú predvyplnené na základe mailu, ktorý ste mali otvorený pri zadávaní požiadavky.

Názov požiadavky – predvyplní sa z predmetu správy

Popis požiadavky – predvyplní sa z obsahu správy

Prílohy – do prílohy sa vloží pôvodný mail. Do prílohy sa tiež automaticky vkladajú prílohy a obrázky z mailu.

Modálne okno pre zadanie všeobecnej požiadavky
Obrázok: Modálne okno pre zadanie všeobecnej požiadavky

Zobraziť vytvorené požiadavky k mailu

Ak k vybranému mailu bola v minulosti vytvorená požiadavka, sprístupní sa tlačidlo Zobraziť vytvorené požiadavky. Po kliknutí sa táto požiadavka zobrazí v modálnom okne priamo z CDESK servera. Ak požiadavka v minulosti zostala rozpísaná, t.j. bol vytvorený iba draft, v modálnom okne sa zobrazí draft.

Tlačidlo na zobrazenie požiadaviek vytvorených z mailu
Obrázok: Tlačidlo na zobrazenie požiadaviek vytvorených z mailu

Vytvorenie novej úlohy

Pre vytvorenie úlohy, vyberte mail a následne kliknite na tlačidlo Vytvoriť novú úlohu.

Tlačidlo na vytovrenie úlohy z mailu
Obrázok: Tlačidlo na vytovrenie úlohy z mailu



Tlačidlo na tvorbu úloh sa zobrazuje len ak máte v CDESKu zapnutý modul úlohy. Modul zapnete v Globálne nastavenia->Úlohy. Ak sa tlačidlo aj naďalej nezobrazuje, skontrolujte, či máte oprávnenie na prístup k modulu úlohy. Oprávnenia v CDESKu nastavíte v Používatelia a skupiny->Používatelia->konkrétny používateľ->záložka Oprávnenia->Úlohy.

Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť novú úlohu, sa otvorí modálne okno s formulárom ako sa používa pri zadávaní úlohy cez webový prístup. Význam jednotlivých polí je podrobne popísaný v texte Úlohy->Vytvorenie úlohy , pričom niektoré polia sú predvyplnené na základe mailu, ktorý ste mali otvorený pri zadávaní požiadavky.

Názov úlohy – predvyplní sa z predmetu správy.

Popis – predvyplní sa z obsahu správy.

Prílohy – do prílohy sa vloží pôvodný mail. Do prílohy sa tiež automaticky vkladajú prílohy a obrázky z mailu.

**sreen. Popis: Modálne okno pre zadnie úlohy z mailu

Zobraziť vytvorené úlohy

Ak k vybranému mailu bola v minulosti vytvorená úloha, sprístupní sa tlačidlo Zobraziť vytvorené úlohy. Po kliknutí sa táto úloha zobrazí v modálnom okne priamo z CDESK servera. Ak úloha v minulosti zostala rozpísaná, t.j. bol vytvorený iba draft, v modálnom okne sa zobrazí draft.

Tlačidlo na zobrazenie úloh vytvorených z mailu
Obrázok: Tlačidlo na zobrazenie úloh vytvorených z mailu

Vytvorenie diskusie so zákazníkom

CDESK Outlook Plugin umožňuje priamo z mailu vytvoriť diskusný príspevok k požiadavke. Pokiaľ má ísť o obyčajný diskusný príspevok viditeľný aj pre zákazníkov, vyberte mail a následne kliknite na tlačidlo Vytvoriť novú diskusiu so zákazníkom.

Tlačidlo na pridávanie diskusie so zákazníkom
Obrázok: Tlačidlo na pridávanie diskusie so zákazníkom

Tlačidlo na pridávanie diskusie do zákazníkom sa zobrazuje len ak máte oprávnenie na vytváranie takéhoto druhu diskusie. Oprávnenia v CDESKu nastavíte v Používatelia a skupiny->Používatelia->konkrétny používateľ->záložka Oprávnenia->Požiadavky->Diskusia->Diskusia so zákazníkom.

Po kliknutí sa otvorí modálne oknno s nasledujúcimi riadkami. Povinné položky u označené simbolom *.

**screen na formulár: Popis: Formulár na pridanie diskusie so zákazníkm

Požiadavka * - pole pre výber požiadavky, ku ktorej sa bude viazať diskusia. Po výbere požiadavky sa zobrazí tlačidlo Náhľad požiadavky, pomocou ktorého môžete zobraziť detail požiadavky.

Pre – v poli je automaticky predvyplnený príjimateľ mailu.

Od – v poli je automaticky predvyplnený odosielateľ mailu.

Správa * - do textového poľa sa automaticky vloží obsah mailovej správy.

Súbory – automaticky sa tu vloží kópia mailu, z ktorého je diskusia pridávaná. Do súborov sa tiež vkladajú prílohy a obrázky z mailu.

Diskusiu pridáte kliknutím na tlačidlo Uložiť, ktoré sa nachádza pod formulárom. Uloženie je bez akejkoľvek notifikácie a nevygeneruje sa žiaden email. Po uložení diskusie sa sprístupní tlačidlo Otvoriť diskusiu k požiadavke v CDESK-u, ktoré vám sprístupní celú diskusiu k danej požiadavke.

Vytovrenie internej poznámky

CDESK Outlook Plugin umožňuje priamo z mailu vytvoriť diskusný príspevok k požiadavke. Pokiaľ má ísť o príspevok viditeľný iba pre riešiteľov, , vyberte mail a následne kliknite na tlačidlo Vytvoriť novú internú poznámku.

Tlačidlo na pridávanie internej diskusie
Obrázok: Tlačidlo na pridávanie internej diskusie

Tlačidlo na pridávanie internej poznámky sa zobrazuje len ak máte oprávnenie na vytváranie takéhoto druhu diskusie. Oprávnenia v CDESKu nastavíte v Používatelia a skupiny->Používatelia->konkrétny používateľ->záložka Oprávnenia->Požiadavky->Diskusia->Diskusia pre riešiteľov (interná diskusia).

Po kliknutí sa otvorí modálne oknno s nasledujúcimi riadkami. Povinné položky u označené simbolom *.

**screen na formulár: Popis: Formulár na pridanie diskusie so zákazníkm

Požiadavka * - pole pre výber požiadavky, ku ktorej sa bude viazať diskusia. Po výbere požiadavky sa zobrazí tlačidlo Náhľad požiadavky, pomocou ktorého môžete zobraziť detail požidavky.

Pre – v poli je automaticky predvyplnený príjimateľ mailu.

Od – v poli je automaticky predvyplnený odosielateľ mailu.

Správa * - do textového poľa sa automaticky vloží obsah mailovej správy.

Súbory – automaticky sa tu vloží kópia mailu, z ktorého je diskusia pridávaná. Do súborov sa tiež vkladajú prílohy a obrázky z mailu.

Diskusiu pridáte kliknutím na tlačidlo Uložiť, ktoré sa nachádza pod formulárom. Uloženie je bez akejkoľvek notifikácie a nevygeneruje sa žiaden email. Po uložení diskusie sa sprístupní tlačidlo Otvoriť diskusiu k požiadavke v CDESK-u, ktoré vám sprístupní celú diskusiu k danej požiadavke.

Zobraziť vytvorené diskusie k mailu

Pre zobrazenie diskusií vytvorenych z mailu použite tlačidlo Zobraziť vytvorené diskusie, ktoré sa nachádza na hornej lište.

Tlačidlo na zobrazenie diskusií vytvorených z mailu
Obrázok: Tlačidlo na zobrazenie diskusií vytvorených z mailu

Ak k vybranému mailu bola v minulosti vytvorená požiadavka, sprístupní sa tlačidlo Zobraziť vytvorené požiadavky. Po kliknutí sa táto požiadavka zobrazí v modálnom okne priamo z CDESK servera. Ak požiadavka v minulosti zostala rozpísaná, t.j. bol vytvorený iba draft, v modálnom okne sa zobrazí draft.