Kontakty

 

Zoznam kontaktov

Zoznam kontaktov sa nachádza v Adresár->Kontakty. V prípade, že sa táto položka v menu nenachádza, skontrolujte nastavenie oprávnení pre daného používateľa. Oprávnenia sa nastavujú v Používatelia a skupiny->Používatelia->vyberte konkrétneho používateľa->záložka Oprávnenia->Adresár->Kontakty.

V hornej časti okna sa nachádza tlačidlo pre pridanie kontaktu a filter pre jednoduché vyhľadávanie v záznamoch. V tomto zobrazení sa naraz zobrazujú kontakty všetkých spoločností. Pre zobrazenie všetkých kontaktov konkrétnej spoločnosti je možné zúžiť výber vyhľadávaním podľa názvu spoločnosti. Ďalšou možnosťou je nájsť si požadovanú spoločnosť v Adresár->Spoločnosti, editovať záznam a prejsť do časti Kontakty.

V zozname sa môžu zobrazovať tieto typy kontaktov:

  • - kontakt - bežný kontakt na ľudí u zákazníka
  • - zákaznícke konto - kontakt so základným prístupom do systému
  • - používateľ počítača s registrovaným C-Monitor klientom (dostupné pre funkcionalitu CM IT Monitoring)

 

Obrázok: Zoznam kontaktov

 

Pridanie nového kontaktu

Na pridávanie nových kontaktov slúži tlačidlo  +Pridať kontakt  v pravom hornom rohu zoznamu kontaktov. Kontakty je tiež možné pridávať cez záložku Kontakty na konkrétnej spoločnosti.

Tlačidlo na pridávanie kontaktov cez zoznam kontaktov
Obrázok: Tlačidlo na pridávanie kontaktov cez zoznam kontaktov

 

Ak sa tlačidlá na pridávanie kontaktov nezobrazujú, skontrolujte či máte oprávnenie na vytváranie záznamov. Oprávnenie nastavíte v Používatelia a skupiny->Požívatelia->konkrétny používateľ->záložka Oprávnenia->Adresár->Kontakty->Záznamy.

 

Po kliknutí na tlačidlo  +Pridať kontakt  sa zobrazí formulár. Povinné položky sú označené symbolom * . Formulár na pridávanie kontaktu je rozdelený na niekoľko logických celkov:

 

Informácie o kontakte

 

Nový kontakt - informácie o kontakte
Obrázok: Nový kontakt - informácie o kontakte

 

Spoločnosť * - pole sa zobrazuje iba v prípade vytvárania kontaktu zo zoznamu kontaktov. Pole slúži na výber spoločnosti, ku ktorej bude kontakt priradený.

Kategórie kontaktov - vyberte kategóriu kontaktu. Kategórie nastavíte v ||Globálne nastavenia->Adresár-> Kontakty.

Oslovenie - Pán / Pani - z číselníka vyberte oslovenie kontaktu.

Titul pred menom - textové pole pre zadanie titulu pred menom.

Meno - textové pole pre zadanie krstného mena kontaktu.

Priezvisko * - textové pole pre zadanie priezviska kontaktu.

Titul za menom - textové pole pre zadanie titulu za menom.

Pozícia - textové pole pre zadanie pozície kontaktu.

Poznámka - textové pole pre zadanie poznámky ku kontaktu.

 

 

Kontaktné údaje

 

Slúži pre evidovanie kontaktných údajov, ako sú e-mail, číslo mobilného telefónu a pevnej linky. Ku každému typu kontaktu je možné evidovať niekoľko kontaktných údajov. Pre rozlíšenie údajov, slúži pole pre poznámku (napríklad pre telefóne číslo - súkromné, služobné...). Pre pridanie ďalšieho kontaktu rovnakého typu slúži tlačidlo  +  , pre odobranie tlačidlo  ×  .

Nový kontakt - kontaktné údaje
Obrázok: Nový kontakt - kontaktné údaje

 

Vlastnosti kontaktu

 

  • Kontakt na upomienky - kontakt bude príjemcom upomienok o nezaplatení faktúr.
  • Notifikácie z požiadaviek - kontakt bude príjemcom notifikácií o zadaní novej požiadavky či zmene stavu u všetkých požiadaviek zákazníka. Notifikácie budú odosielané, len ak sú nastavené aj v ||Globálne nastavenia->Notifikácie->Základné nastavenia||.
  • Kontakt pre odosielanie faktúr - kontakt bude prijímať všetky faktúry vystavené na zákazníka.
  • Zasielať kópie ponúk - kontakt bude ponúkať v ponukách ako koordinátora za zákazníka.
  • Notifikácie z diskusných príspevkov - kontakt bude príjemcom notifikácií o pridaní nových diskusných príspevkov na všetkých požiadavkách zákazníka.
  • Kontakt pre posielanie plnení - kontakt bude príjemcom notifikácií o všetkých plneniach na zákazníka, ktorého má priradeného.
  • Notifikácie o plánovanej práci - kontakt bude príjemcom notifikácií o všetkých plánovaných prácach na zákazníka, ktorého má priradeného. Notifikácie budú odosielané, len ak sú nastavené aj v ||Globálne nastavenia->Notifikácie->Základné nastavenia.
  • Vynútiť plné znenie notifikácií - kontakt bude dostávať notifikácie v plnom znení, aj keď má v ||Globálne nastavenia->Notifikácie->Základné nastavenia nastavené zjednodušené notifikácie.

Prepnutím prepínača do polohy zapnutý , bude kontakt automaticky zaradený medzi príjemcov uvedených notifikácií a dokumentov. V polohe vypnutý , je možné priradiť príjemcu dokumentov manuálne pri ich odosielaní.

Nový kontakt - vlastnosti kontaktu
Obrázok: Nový kontakt - vlastnosti kontaktu

 

Adresa

 

Umožňuje evidovať adresu kontaktu, pokiaľ sa nachádza na inej adrese, než sídlo firmy - detašované pracovisko, pobočka a pod.

Nový kontakt – adresa
Obrázok: Nový kontakt – adresa

 

Doplnkové vlastnosti

 

Ak sú preddefinované doplnkové vlastnosti v ||Globálne nastavenia->Adresár->Kontakty, umožňujú doplniť evidenciu kontaktu o ďalšie informácie. Viac informácií o definícii doplnkových vlastností nájdete v článku Konfiguračná databáza CMDB->Doplnkové vlastnosti.

Nový kontakt – doplnkové vlastnosti
Obrázok: Nový kontakt – doplnkové vlastnosti

 

Pre uloženie kontaktu slúži tlačidlo  Uložiť  v pravom dolnom rohu formulára. Tlačidlo  Späť  zavrie formulár bez uloženia zmien.

 

 

Editácia kontaktov

 

Upravovať kontakty je možné po dvojkliku na záznam, alebo výberom voľby z kontextového menu ->  Editovať .

Editácia kontaktu cez kontextové menu
Obrázok: Editácia kontaktu cez kontextové menu

 

Editovať záznamy môže iba používateľ s príslušnými oprávneniami. Oprávnenia sa nastavujú v Používatelia a skupiny->Používatelia->vyberte konkrétneho používateľa->záložka Oprávnenia->Adresár->Kontakty.

 

Pri úprave zákazníckeho kontaktu  sa zobrazí formulár identický s tým pre pridanie nového kontaktu.

V prípade Zákazníckeho konta sa v pravom dolnom rohu formulára sprístupní tlačidlo  Prejsť na zákaznícke konto .

Tlačidlo na zákazníckom konte, pomocou ktorého sa sprístupní formulár účtu používateľa
Obrázok: Tlačidlo na zákazníckom konte, pomocou ktorého sa sprístupní formulár účtu používateľa

 

Po kliknutí na tlačidlo  Prejsť na zákaznícke konto  sa otvorí formulár pre editáciu účtu používateľa - práci s používateľskými kontami je venovaný samostatný článok ||Používatelia.

 

Formulár pre editáciu účtu používateľa
Obrázok: Formulár pre editáciu účtu používateľa

 

U kontaktu typu registrovaný počítač , nie je možné vykonávať zmeny cez aplikáciu CDESK, kontaktné údaje sú viazané k licencii C-Monitor klienta (dostupné pre nástroj CM IT Monitoring). V tejto časti to je uvedené pre kompletnosť výpisu kontaktov k spoločnosti.

 

 

Vyhľadanie v zozname kontaktov

 

V zozname kontaktov je možné použiť pole pre vyhľadávanie, ktoré vyhľadáva fulltextovo podľa mena, názvu spoločnosti a e-mailovej adresy.

Pole na vyhľadávanie v zozname kontaktov
Obrázok: Pole na vyhľadávanie v zozname kontaktov

 

Pod fulltextovým vyhľadávaním sa nachádza pole na konfiguráciu pokročilého filtra. Do pokročilého filtra možno vložiť nasledovné podmienky:

 

  • Ľubovoľný stĺpec
  • E-mail
  • Kategórie kontaktov
  • Mobil
  • Názov
  • Spoločnosť / Meno
  • Telefón
  • Typ
  • Vytvorené
Pokročilý filter v zozname kontaktov
Obrázok: Pokročilý filter v zozname kontaktov

 

Bližší popis vyhľadávacieho nástroja, rovnako ako aj postupy ako uložiť a odoslať vlastný filter nájdete v texte Vyhľadávanie a pokročilé filtre.

 

Ďalšou možnosťou ako vyhľadať kontakty je nájsť si požadovanú spoločnosť v Adresár->Spoločnosti, otvoriť záznam a prejsť do časti Kontakty.

 

Export zaznamov

 

V ľavom dolnom rohu zoznamu kontaktov sa nachádza tlačidlo  XLS  , pomocou ktorého môžete zoznam exportovať vo formáte XLS. Tlačidlo pre exportovanie úloh je možné sprístupniť / zneprístupniť určitým používateľom v Oprávneniach. Oprávnenie nastavíte v Používatelia a skupiny->Požívatelia->konkrétny používateľ->záložka Oprávnenia->Adresár->Kontakty->Export.

Tlačidlo na export kontaktov
Obrázok: Tlačidlo na export kontaktov

 

Po kliknutí sa otvorí nové okno, v ktorom môžete vybrať stĺpce pre export. Ak chcete exportovať všetky stĺpce, nemusíte ich vyberať jednotlivo. Kliknutím na ikonu icon_less_than sa vyberú všetky. Poradie stĺpcov v tomto zozname určuje aj ich poradie v exporte. Ak si prajete mať stĺpce vo východzom poradí, kliknite na ikonu icon_less_than a stĺpce sa zoradia. Po vybratí stĺpcov vytvorte export pomocou tlačidla  Exportovať  , ktoré sa nachádza v ľavom dolnom rohu okna. Voľbou možnosti  Zrušiť  sa vrátite do zoznamu úloh bez vytvorenia exportu.

 

Výber stĺpcov, ktoré sa budú nachádzať v exporte kontaktov
Obrázok: Výber stĺpcov, ktoré sa budú nachádzať v exporte kontaktov

 

XLS report kontaktov
Obrázok: XLS report kontaktov

 

 

Odstránenie kontaktu

 

Odstrániť kontakt je možné pomocou výberu možnosti z kontextového menu ->  Zmazať kontakt  , v zozname kontaktov, alebo editáciou záznamu a použitím tlačidla  Zmazať  v spodnej časti formulára. Možnosť mazania kontaktov je prístupná iba používateľom s príslušnými oprávneniami.

Mazanie kontaktu cez kontextové menu
Obrázok: Mazanie kontaktu cez kontextové menu

 

Mazanie kontaktu cez formulár
Obrázok: Mazanie kontaktu cez formulár