Kategorie wniosków
Aktualizacja 3.1.4 wprowadziła kategorie wniosków, które umożliwiają nowy sposób ograniczania wniosków obcych. Umieszczenie wniosku w kategorii, do której rozwiązujący nie ma dostępu, spowoduje, że użytkownik nie zobaczy wniosków należących do tej kategorii. To ograniczenie działa tylko dla użytkowników, którzy mają włączone uprawnienie Dostęp do obcych.
W ustawieniach globalnych można tworzyć własne kategorie wniosków. W ustawieniach konta pojawi się wtedy nowa zakładka Kategorie wniosków, w której udostępniasz wnioski według kategorii.
CDESK nie zawiera predefiniowanych kategorii.
Zarządzanie dostępem do wniosków w oparciu o strukturę organizacyjną
Oprócz kategorii wniosków, w najnowszej aktualizacji wprowadzono możliwość zarządzania dostępem w oparciu o strukturę organizacyjną. Użytkownicy mają dostęp do wniosków należących do ich jednostki organizacyjnej oraz jednostek podległych tej jednostce. Oprócz własnej jednostki organizacyjnej użytkownikowi można w uprawnieniach przypisać również dostęp do wniosków z innych jednostek organizacyjnych. Aby ustawić dostęp w oparciu o strukturę organizacyjną, nie jest konieczne, aby użytkownik miał włączone uprawnienia do dostępu do wniosków innych osób.
Struktura organizacyjna jest rejestrowana w CDESK dzięki konektorowi AD/LDAP, który przedstawiliśmy w osobnym poradniku. Po skonfigurowaniu złącza, w formularzu użytkownika pojawia się zakładka Struktura organizacyjna, przedstawiająca strukturę organizacyjną firmy.
Na formularzu wniosku udostępniono pole umożliwiające wybór jednostki organizacyjnej, do której należy wniosek. Jednostka organizacyjna jest wstępnie wypełniona jednostką, do której należy wnioskodawca.
Aby pomóc Ci dobrze pracować ze strukturą organizacyjną, dodaliśmy dodatkowe funkcje. Na liście wniosków pojawiła się nowa kolumna Struktura organizacyjna, którą również można uwzględnić w eksporcie. Na podstawie struktury organizacyjnej można filtrować rekordy na liście wniosków.
Podsumowanie dostępów do wniosków:
Ponieważ w tej wersji dodano dwie nowe metody kontroli dostępu do wniosków, dla wygody wymieniamy wszystkie metody kontroli dostępu:
- Dostęp do własnych – użytkownik widzi wnioski:
- które utworzył
- jest jego rozwiązującym
- jest odpowiedzialną osobą
- jest pomocnikiem rozwiązującego
- jest wskazany w polu Kto wnioskuje/ Dla kogo wnioskuje
- jest zastępującym jednej z ról wymienionych powyżej
- Dostęp do cudzych – widoczne wszystkie wnioski od widocznych firm, chyba że zastosowano wobec nich jedno z następujących ograniczeń:
- Dostęp według obszaru usług
- Dostęp według kategorii
- Dostęp według zamówienia– cudze wnioski są automatycznie widoczne w zamówieniach, do których użytkownik ma dostęp
- Podejście oparte na strukturze organizacyjnej – użytkownik widzi wnioski obce na podstawie włączonego uprawnienia Widoczność wniosków według jednostki organizacyjnej i włączenie wniosku do tej jednostki.
Nazwa konta i opcjonalny ciąg znaków jako nazwa nadawcy
Aktualizacja 3.1.4 przyniosła także usprawnienia w powiadomieniach wniosków. W globalnych ustawieniach powiadomień istnieje możliwość skonfigurowania nazwy nadawcy podczas wysyłania powiadomień z dyskusji klientów i wewnętrznej. Wcześniej powiadomienia te wyświetlały jedynie nazwę związaną z adresem nadawcy. Teraz można go ustawić tak, aby wyświetlał nazwę użytkownika i ciąg znaków, który można dowolnie konfigurować.
Wysyłanie wystawionych faktur mailowo, bezpośrednio z CDESK
Kolejną nową funkcją jest wysyłanie faktur mailowo w trakcie ich wystawiania. Na liście przygotowanych faktur dodano kolumnę, w której można zaznaczyć, które faktury zostaną wysłane mailowo. Takie wysyłanie jest również obsługiwane podczas zbiorczego wystawiania faktur w tle.
Wysłane powiadomienie zawiera kwotę faktury, dane dotyczące płatności, terminy płatności, dostarczenia i wystawienia oraz nazwę klienta i dostawcy. W załączniku maila znajduje się wystawiona faktura w formacie pdf. Możliwe jest również otworzenie faktury w CDESK poprzez powiadomienie mailowe.
Wystawiona faktura może być wysłana również poza procesem tworzenia dokumentów podatkowych. W formularzu wystawionej faktury dodano przycisk Wyślij mailem. Po kliknięciu przycisku pojawi się okno modalne z listą adresów, na które zostanie wysłana faktura. Te wstępnie wypełnione adresy należą do kontaktów, które są ustawione jako kontakty do wysyłania faktur. Można jednak ręcznie rozszerzyć listę adresów, na które zostanie wysłana faktura.
Dzięki tym funkcjom w Ustawieniach powiadomień dodano nowe pole Fakturowanie, w którym można skonfigurować role do otrzymywania faktur. Dostępne są następujące opcje:
- Kontakt do wysyłania faktur
- Wystawiający fakturę
- Zalogowany użytkownik
- Przełożony wystawiającego fakturę
Opcja wyświetlania dodatkowych właściwości w zakładkach
Podczas korzystania z CDESK mogą wystąpić przypadki, gdy formularz zawiera dużą liczbę dodatkowych właściwości. Aby rekord nie był zbyt długi i aby można było sortować właściwości według jednostek znaczeniowych, w ostatniej aktualizacji wprowadziliśmy nową opcję sortowania na zakładki. Zakładki można skonfigurować osobno dla każdego formularza i podobnie osobno dla każdego szablonu wniosku. Bezpośrednio w formularzu są one wyświetlane jako przyciski i po kliknięciu wyświetlają podane dodatkowe właściwości.
Suma realizacji wewnętrznych w przeglądzie wykorzystania pozycji rozliczeniowych
W formularzu wniosku w polu Zamówienie można wyświetlić przegląd wykorzystania pozycji rozliczeniowych. Wraz z ostatnią aktualizacją w tym zestawieniu znalazły się również realizacje wewnętrzne. Przeglądy związane z realizacjami wewnętrznymi są wyświetlane w osobnej kolumnie i są dostępne tylko dla użytkowników z uprawnieniami do dostępu do realizacji wewnętrznych.
Notatka dla rozwiązujących została przemianowana na Dyskusję wewnętrzną
Wraz z ostatnią aktualizacją, notatka dla rozwiązujących w całym CDESK została przemianowana na Dyskusję wewnętrzną.
Nowe kolory dla kafelków katalogu wniosku
Katalog wniosków również uległ niewielkiej zmianie. Do wyboru kolorów płytek w katalogu wniosków dodano nowe kolory.
Obowiązkowe pole Rozwiązanie przy zakończeniu wniosku
Do ustawień globalnych dla wyświetlania pola Rozwiązanie dodano opcje Wyłączone, Opcjonalne i Obowiązkowe. Gdy wybrana jest opcja Obowiązkowe, zakończenie jest sprawdzane tylko w przypadku, gdy wniosek osiągnie stan Zakończony. Może to nastąpić przy ręcznym przełączaniu stanu, przy szybkim zakończeniu wniosku, przy zakończeniu poprzez wykonanie lub przy automatycznym zakończeniu po zamknięciu powiązanych zleceń pracy.
Filtrowanie listy wniosków według pominiętego czasu odpowiedzi
Do listy wniosków dla warunku filtrującego Termin odpowiedzi dodano dwie nowe opcje: pominięty i w terminie. Wybranie opcji przeoczony spowoduje wyświetlenie tylko wniosków z przeoczoną datą odpowiedzi. I odwrotnie, opcja W terminie wyświetli wszystkie wnioski, w których zarejestrowana data jest mniejsza lub równa ustawionej dacie odpowiedzi.
Filtrowanie na liście reguł regularnych wniosków dla daty następnej/ostatniej generacji
W filtrze zaawansowanym do listy reguł regularnych wniosków dodano nowy warunek Generowanie wniosków. Umożliwia filtrowanie według daty najbliższej i ostatniej generacji. Zawiera opcje umożliwiające ręczne ustawienie czasu/odstępu czasowego oraz opcje prostego definiowania czasu, np. dziś, wczoraj, w zeszłym miesiącu.
Warunek Wszystkie w prostym filtrze listy wniosków
W filtrze prostym w warunku Rozwiązujący dodano opcję Wszystkie, która umożliwia wyświetlenie wszystkich rekordów rozwiązującego. Do tej pory taka konfiguracja była możliwa tylko poprzez filtr zaawansowany.
Zmieniono również oznakowanie pozostałych opcji. Wybranie warunku Wszyscy spowoduje odznaczenie pozostałych opcji w warunku Rozwiązujący. Opcja Wszystkie była wcześniej w prostym filtrze w warunku Status. Ta metoda etykietowania została zastosowana również w tym warunku.
Podpowiedzi w globalnych ustawieniach wniosków
Aby korzystanie z CDESK było bardziej intuicyjne i wygodne, do każdego ustawienia w globalnych ustawieniach wniosków dodaliśmy ikony informujące o znaczeniu danego ustawienia. W przypadkach, gdy do włączenia pola wykorzystywane jest ustawienie, oprócz ustawień globalnych dodaliśmy również informację, że wyświetlanie pola podlega uprawnieniom. Planujemy w przyszłości dodać taką pomoc do globalnych ustawień innych modułów.
Sprawdzenie poprawności wprowadzania adresów mailowych
Przy wysyłaniu postów na zakładkach Dyskusja i Ext-mail na wniosku, oprócz wstępnie wypełnionych adresów, można ręcznie wprowadzić dodatkowe adresy. W tym przypadku może jednak dojść do sytuacji, że ręcznie wprowadzony adres nie zostanie wpisany w prawidłowej formie, a użytkownik nie zostanie o tym poinformowany. Dlatego dodaliśmy nową funkcję sprawdzającą poprawność wpisania ręcznie wprowadzonego adresu. Jeśli użytkownik spróbuje teraz wysłać post z błędnym adresem, zostanie wyświetlone ostrzeżenie, że adres nie został wprowadzony poprawnie.
Przesunięcie modułu Wnioski w menu
W poprzedniej wersji CDESK dodano moduł Dokumenty, ale to przesunęło Wnioski niżej. Ze względu na znaczenie modułu Wnioski, w tej wersji przenieśliśmy go ponad Zamówienia i Dokumenty w menu.
Naprawiono błąd z utratą dodanych dodatkowych odbiorców dla kolejnych wpisów
W poprzednich wersjach CDESK istniał błąd, w którym jeśli użytkownik odpowiedział na post, który zawierał ręcznie wstawionych odbiorców, ci odbiorcy nie byli obecni w odpowiedzi. Dlatego odpowiedź otrzymali tylko automatycznie dodani odbiorcy. W najnowszej aktualizacji naprawiliśmy ten błąd.
Nowy warunek dla filtra zaawansowanego – Data fakturowania realizacji
W liście realizacji, które również mogły być uwzględnione w eksporcie, była wcześniej kolumna Data fakturowania. Od najnowszej wersji będzie można również filtrować rekordy po tej kolumnie. Data fakturowania została dodana jako warunek do filtra zaawansowanego.
Wzmocnienie związku pomiędzy firmą w książce adresowej a jednostką rozliczeniową
Wraz z aktualizacją 3.1.4 zmieniły się również ustawienia rozliczeń. Obecnie możliwe jest założenie jednostki rozliczeniowej tylko dla jednej firmy. Firma w książce adresowej może być zdefiniowana jako odrębny podmiot. Oznacza to, że jeśli dla danej firmy istnieje już jednostka rozliczeniowa, to przy tworzeniu nowej jednostki rozliczeniowej firma ta nie będzie już wyświetlana.
Dane na jednostce rozliczeniowej są synchronizowane z danymi na temat spółek, do których należą podmioty. Synchronizowane są następujące dane: REGON, NIP, numer VAT, płatnik VAT, termin płatności faktur oraz data transakcji podlegającej opodatkowaniu. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której firma miałaby inny zestaw danych do fakturowania niż jednostka rozliczeniowa.
W przyszłości jednostki zostaną zintegrowane z ofertami, zamówieniami zakupu, a funkcjonalność jednostek zostanie rozszerzona pod fakturami, tak aby poszczególne dokumenty miały logo firmy powiązane z jednostką.
Nowa zakładka – Połączenie z ERP
Jeżeli w CDESK włączone jest złącze Abra Flexi, to na wystawionej fakturze pojawi się zakładka Połączenie z ERP. Na zakładce znajduje się link przekierowujący do programu ekonomicznego Abra Flexi. Jednocześnie z tą zmianą usunięto zakładkę Informacje na wystawionej fakturze.
Nowe kolumny w sekcji Konta bankowe w firmie
Wraz z najnowszą aktualizacją zmodyfikowana została sekcja Konta bankowe w formularzu firmy. Zostały dodane nowe kolumny: Nazwa rachunku, IBAN/ Krajowy, Numer konta i Waluta.
Dane wpisane w kolumnie Nazwa konta pojawią się na fakturze. W kolumnie IBAN/Krajowy istnieje możliwość wybrania czyje konto wprowadzasz w formie IBAN lub w formie prefiksu rachunku/numeru podstawowego/kodu banku. Kolumna Numer konta służy do bezpośredniego wpisania numeru konta, a kolumna Waluta pozwala ustawić, dla jakich walut na fakturze będzie dostępne konto. Na przykład, jeśli wybierzesz opcję Euro, konto bankowe będzie oferowane tylko na fakturach, które są wystawione w euro.
Ręczne przetwarzanie wiadomości jako ext-mail na wniosku
Podczas ręcznego przetwarzania wiadomości do przetworzenia, możliwe jest teraz dodanie wiadomości jako ext-mail do wniosku. Opcję tę można wybrać poprzez menu kontekstowe na liście wiadomości do przetworzenia lub poprzez przycisk Akcja po otwarciu konkretnej wiadomości.
W formularzu konkretnego rekordu nie jest już wyświetlany nagłówek Dodatkowe właściwości
Aby formularz był jak najbardziej kompaktowy, usunęliśmy nagłówek Właściwości dodatkowe z rekordu wniosku i zleceń pracy. Dzięki temu pola dodatkowych właściwości są bardziej połączone z resztą formularza. W ustawieniach wniosków i zleceń pracy, a także w szablonach wniosków i zleceń pracy zachowano ten nagłówek.
Usunięcie przycisku do dodawania dodatkowych właściwości poprzez formularze
Z poszczególnych formularzy usunięto również przyciski dodawania dodatkowych właściwości. Zmiana ta nie dotyczy już tylko wniosków i zleceń pracy, ale formularzy wszystkich modułów, w których znajdują się dodatkowe właściwości.
Pola dodatkowych właściwości można dodać w ustawieniach globalnych modułu. W przypadku wniosków i zleceń pracy dodawanie jest możliwe również poprzez szablony, a dla bazy danych konfiguracji poprzez typy CI.
Nowe uprawnienie dla ustawienia Oferuj jako zatwierdzający
W uprawnieniach w sekcji Zatwierdzanie -> Oferuj jako zatwierdzający dodano nowe uprawnienie Zatwierdzanie wniosków o czas wolny. Użytkownik, który ma włączone to uprawnienie i jednocześnie należy do grupy Zatwierdzający, będzie mógł zatwierdzać wnioski o urlop.
W złączu JIRA możliwe jest dodanie wielu zamówień CDESK do jednego projektu JIRA
Podczas konfiguracji złącza JIRA nie można było wybrać wielu zamówień dla pojedynczego projektu JIRA. Funkcjonalność ta została uzupełniona w CDESK w wersji 3.1.4. Więcej o konektorze JIRA można przeczytać w osobnym poradniku.
Zmniejszanie pola do wysyłania załączników
Wraz z aktualizacją 3.1.4 zmianie uległo pole do wgrywania załączników. Będzie on teraz mniejszy i w bardziej nowoczesnej stylistyce.
