W wersji 3.1.1. prawie każdy moduł został ulepszony. Do wniosków została dodana nowa zakładka umożliwiająca komunikację jak w kliencie poczty e-mail, poprawione fakturowanie w zamówieniach, realizacje otrzymały ewidencję członkostwa…
Ext-mail: Komunikacja we wniosku jak w kliencie poczty
Dzięki nowej zakładce Ext. mail rozszerzone zostały możliwości komunikacji na wniosku z osobą trzecią. Do tej pory możliwa była komunikacja w dwóch wątkach. Pierwszy wątek to komunikacja między rozwiązującym a klientem, a drugi to komunikacja między rozwiązującymi między sobą. Obie te komunikacje miały miejsce w zakładce Dyskusja. Nowa zakładka Ext. mail umożliwia nowy rodzaj komunikacji, który znasz z klienta poczty. Na tej karcie można uruchomić tyle wątków ile potrzeba i objąć nimi całą komunikację na wniosku. Wiadomości są wysyłane tylko na adresy podane przez użytkownika i nie jest stosowana automatyczna sugestia adresów. Podobnie odpowiedzi przychodzą tylko na wskazane adresy w danym wątku.
Wysyłając wiadomość e-mail, można w niej zawrzeć numer i nazwę wniosku, opis, przypisanego klienta, termin realizacji, a nawet załączniki. Dzięki temu odbiorcy wiadomości otrzymują wszystkie potrzebne im informacje.
Podobnie jak w przypadku innych zakładek we wnioskach, dostęp do Poczty zewnętrznej jest kontrolowany za pomocą uprawnień. Dzięki temu komunikacja odbywająca się na tej karcie nie będzie dostępna dla każdego użytkownika.
Nowy widget pokazujący aktualny stan wniosków
W aktualizacji 3.1.1 wprowadzono także nowy widżet Bieżący stan wniosków, który można umieścić w Przeglądzie początkowym. Widżet zapewnia szybki przegląd rozwiązywania wniosków z wybranych rozwiązujących. Wyświetla następujące kolumny: Nieprzypisane bez opóźnienia, Nieprzypisane z opóźnioną odpowiedzią, Nieprzypisane z opóźnioną realizacją, Otwarte bez opóźnienia, Opóźniona odpowiedź i Rozwiązane w ciągu ostatnich 10 dni. W każdej kolumnie znajduje się liczbowe oznaczenie ilości wniosków należących do danej grupy.
Powiadomienia z zadania JIRA do rozwiązujących połączonego wniosku
Złącze JIRA dodane w ostatniej wersji 3.1.0 zapewnia połączenie między zadaniami JIRA a wnioskami w CDESK. W tej aktualizacji dodano funkcję wysyłania powiadomień o zmianach w zadaniu JIRA. Powiadomienia są przeznaczone dla rozwiązujących wniosek, z którymi związane jest zadanie JIRA.
Reguły, kiedy są powiadomienia wysyłane, są ustawiane bezpośrednio w złączu JIRA na zakładce Webhook. Powiadomienia mogą być wysyłane w przypadku zmiany rozwiązującego oraz zmiany statusu zadania w JIRA.
Uproszczone fakturowanie
Nowa aktualizacja wprowadziła funkcje, które znacznie upraszczają fakturowanie. CDESK umożliwia fakturowanie wielu zamówień jednocześnie. Przed wersją 3.1.1 tworzony był jednak tylko jeden draft zawierający wszystkie zamówienia. Teraz dla każdej umowy tworzony jest osobny draft. Jednocześnie, jeśli jeden pracownik utworzy wersję roboczą, inny użytkownik będzie mógł ją kontynuować.
Wszystkie zmiany są automatycznie zapisywane podczas pracy z draftem. Ale jest też przycisk, który pozwala odrzucić te zmiany.
Aby uprościć pracę, do listy zamówień dodano możliwość filtrowania rekordów z rozpoczętym fakturowaniem.
Wyświetlanie szczegółowych informacji o godzinach wykorzystanych do pozycji rozliczeniowych we wniosku
Udoskonalono również formularz wniosku. Obok pola Zamówienie znajduje się teraz ikona, która umożliwia wyświetlenie tabeli z informacjami o pozycjach rozliczeniowych. Wyświetlane są tylko niezarchiwizowane pozycje rozliczeniowe, których rozliczenie jest uzależnione od realizacji.
W przypadku zryczałtowanych pozycji rozliczeniowych wyświetlane są informacje o godzinach opłaconych z góry, saldzie godzin opłaconych z góry, wskazanie godzin pobranych ze wszystkich transakcji rozliczeniowych niezafakturowanych jeszcze w ramach wybranej pozycji rozliczeniowej, a także liczba godzin, które pozostałyby klientowi po rozliczeniu wszystkich niezafakturowanych realizacji rozliczeniowych
Jeśli jest to nieryczałtowa pozycja rozliczeniowa, tzn. stawka godzinowa lub stawka jednostkowa, wyświetlana jest suma niezafakturowanych transakcji z tą pozycją rozliczeniową.
Jeśli zamówienie zawiera zarówno pozycje rozliczeniowe ryczałtowe, jak i nieryczałtowe, wyświetlane są oba. Wyświetlanie tych elementów jest kontrolowane przez uprawnienia.
Kopiowanie szablonu wniosku
Jeśli chcesz utworzyć szablon, który jest bardzo podobny do wcześniej utworzonego szablonu, możesz użyć nowej funkcji kopiowania szablonu. Opcja Kopiuj została dodana do menu kontekstowego na liście szablonów. Po kliknięciu formularz wyświetli się jak przy wprowadzaniu nowego szablonu, ale wszystkie pola zostaną wstępnie wypełnione zgodnie ze skopiowanym szablonem.
Wyświetlanie zatwierdzonych ofert na liście wniosków
Jeśli korzystasz również z ofert z wnioskami, od nowej aktualizacji nie musisz już otwierać wniosków, aby zobaczyć, które oferty zostały zatwierdzone. Informacje te można wyświetlić bezpośrednio na liście wniosków dzięki nowej kolumnie Zatwierdzone oferty. Kolumna zawiera nazwę oferty oraz całkowitą sumę pozycji bez VAT. Te dane można również uwzględnić w raporcie XLS.
Jednocześnie w filtrze rozszerzonym dodano nowy warunek: Suma zatwierdzonych ofert, który umożliwia filtrowanie rekordów na podstawie sumy zatwierdzonych pozycji w ofercie.
Ewidencja członkostwa
Jeśli wasi klienci płacą za członkostwo w firmie, na przykład w celu uzyskania zniżki na usługi, można użyć nowego złącza Ewidencja członkostwa do rejestrowania czasu trwania członkostwa. Rozwiązanie powstało w związku z potrzebą zautomatyzowania rejestracji klientów rabatowych, którzy płacą zryczałtowaną opłatę kartą płatniczą. Bramka płatności odbiera płatności, zewnętrzne oprogramowanie przetwarza te płatności i zapisuje do CDESK datę ważności tej ryczałtowej stawki za pośrednictwem interfejsu API. W razie zainteresowania możemy dodać sterowanie ręczne bezpośrednio w CDESK.
Po aktywowaniu złącza pojawi się on w formularzu firmy i po zapisaniu realizacji. Jeśli użytkownik końcowy zaloguje się do CDESK, zobaczy tę informację na górnym pasku.
Jeśli klient z ważnym członkostwem zgłosi wniosek, ten rekord otrzyma flagę VIP i będzie miał wyższy priorytet niż inne wnioski. Jednak konieczne jest włączenie usługi VIP w ustawieniach globalnych.
Jeśli rozwiązujący zapisze realizacje na takim wniosku, w interfejsie złącza API można utworzyć pozycję rozliczeniową z obniżonymi stawkami. Gdy członkostwo wygaśnie, po wybraniu pozycji rozliczeniowej zostanie wyświetlony komunikat informujący o wygaśnięciu członkostwa.
Automatyczny dostęp do firmy dla rozwiązującego bez pełnego dostępu
Podczas korzystania z CDESK w przeszłości zdarzył się przypadek, gdy nowa firma została założona przez rozwiązującego, który nie miał dostępu do wszystkich zarejestrowanych firm i utracił do niej dostęp po jej założeniu. Po nowej aktualizacji ta nowo utworzona firma będzie automatycznie dostępna. Zapewnia to automatyczne ustawienie rozwiązującego na firmie z wyborem widoczności firmy i jednocześnie jest to opcjonalny rozwiązujący dla firmy.
Zabronione przenoszenie obiektu CI pomiędzy firmami, jeśli pozycja jest już używana na wniosku lub na innej pozycji
Do tej pory zapewniano, że we wniosku, w którym wybrano obiekt CI z bazy danych konfiguracji, nie można zmienić firmy na inną. Zapobiega to niepożądanemu zjawisku, który polega na tym, że firma we wniosku nie odpowiada firmie na obiekcie CI.
W bieżącej aktualizacji dodano kontrolę z poziomu samego obiektu CI. Nie jest już możliwa zmiana firmy powiązanej z obiektem CI, jeśli obiekt ten jest już używany w rekordach w CDESK. Na przykład, jeśli jest załączony do wniosku, zleceniu pracy lub zamówienia.
Do eksportu listy firm można dołączyć kolumny ze współrzędnymi GPS
Dzięki złączu Google Maps można wyświetlić adres firmy na mapach Google, a także uzyskać współrzędne GPS adresu. (Więcej informacji na temat złącza Google Maps można znaleźć w osobnym artykule). Po wprowadzeniu nowej aktualizacji możliwe jest również uwzględnienie tych współrzędnych w eksporcie XLS. .) Po novom update je možné tieto súradnice zahrnúť aj do XLS exportu.
Dodano również obsługę wczytywania tych współrzędnych podczas importu rekordów.
Zbiorczy eksport wystawionych faktur do pliku PDF
Eksport wystawionych faktur do pliku PDF jest możliwy na dwa sposoby:
- Rozdziel na osobne pliki PDF – generowane są wszystkie faktury pasujące do ustawionego filtra, a dla każdej z nich tworzony jest osobny plik PDF. CDESK automatycznie zapisuje je w pliku zip, który jest pobierany przez użytkownika.
- Połącz wszystkie w jeden plik PDF – wszystkie faktury pasujące do ustawionego filtra zostaną połączone w jeden plik PDF i ten jeden plik zostanie wygenerowany i pobrany.
Eksport wystawionych faktur do formatu ISDOC
W wystawionych fakturach istnieje również możliwość eksportu do formatu ISDOC, który można importować do systemów ERP. Eksport w tym formacie jest możliwy także dla wielu faktur jednocześnie.
Otwieranie linków w nowej karcie
Po aktualizacji linki otwierane z CDESK są wyświetlane w nowej karcie przeglądarki. Zapobiega to cofnięciu niezapisanych zmian w rekordzie.
Tagi w regularnych wnioskach
Podczas definiowania reguły dla wniosków regularnych można teraz określać tagi. Będą one znajdować się we wszystkich wnioskach, które zostaną automatycznie utworzone na podstawie reguły.
Numer szablonu w eksporcie wniosków
Na liście wniosków znajduje się kolumna Szablon zawierająca informacje o numerze szablonu, na podstawie którego utworzono wniosek. W nowej wersji CDESK kolumna ta może być dołączona do raportu XLS listy wniosków.
Poprawiony układ kolumn w otwartym wniosku na karcie Realizacje
W wersji 3.1.1 poprawiono również listę realizacji na otwartym wniosku. Kolejność kolumn została zmieniona, a ich szerokość dostosowana tak, aby były jak najbardziej przejrzyste. Na przykład najwięcej miejsca zarezerwowano dla kolumny Opis, aby była jak najbardziej czytelna. I odwrotnie, kolumna z nazwą wniosku została pomniejszona, a pełna nazwa wniosku będzie wyświetlana w etykiecie po najechaniu kursorem na wniosek.
Kolumna Czas realizacji została zastąpiona nową kolumną Całkowity czas, w której oprócz czasu realizacji uwzględniono także inne czasy.
Obowiązkowy, opcjonalny i wyłączony wybór operacji i lokalizacji na wniosku
W globalnych ustawieniach wniosków nazwy ustawień Włącz wybór operacji i Włącz wybór lokalizacji zmieniono na Wybór operacji i Wybór lokalizacji. Jednocześnie dodano możliwość wyboru tych ustawień z opcjami Obowiązkowy, Opcjonalny i Wyłączony.
Zmiana uprawnień w edycji wniosków przez konta klientów
CDESK umożliwia nadanie uprawnień do edycji wniosków również dla innych kont, takich jak Operator, Pracownik i Administrator. Jeżeli takie konto ma dostęp do edycji, to po nowej aktualizacji nadal nie będzie można zmienić pól: Grupa Rozwiązująca, Rozwiązujący i Status. Aby użytkownik mógł edytować te pola, muszą one należeć do grupy Operator, Pracownik lub Administrator.
Eksport czasów realizacji do programu Excel w formacie numerycznym
Podczas eksportowania listy wniosków do formatu XLS można również dołączyć dane dotyczące czasu realizacji. Format tych czasów został zmodyfikowany tak, aby można było nimi dalej manipulować w programie Excel.
Zmiany w prostym filtrze wniosków
W wersji 3.1.1 nowe funkcje zostały dodane w prostym filtrze. W kolumnie Utworzono dodano wyszukiwanie tekstowe, które umożliwia odfiltrowanie wniosków zawierających dowolny tekst wpisany w polu Utworzono. Dodano również możliwość wyszukiwania według numeru wniosku.
Automatyczne przywołanie ostatniego filtra
Wcześniej na liście wniosków i realizacji znajdowała się ikona, która umożliwiała aktywowanie ostatnio używanego filtra. Funkcja ta została teraz zastosowana także w prostym filtrze dla tych modułów. Dzięki temu praca z listami jest znacznie szybsza.
Akcje związane z przetwarzaniem wiadomości w menu kontekstowym
Do tej pory przetwarzanie otrzymanej wiadomości było możliwe dopiero po jej otwarciu i wybraniu jednej z opcji pod przyciskiem Akcja. W nowej aktualizacji przyspieszyliśmy proces ręcznego przetwarzania wiadomości, dodając te działania bezpośrednio do menu kontekstowego, które pojawia się obok każdej wiadomości na liście wiadomości do przetworzenia. Wiadomość może być przetwarzana bezpośrednio z listy, bez konieczności jej otwierania.
Uproszczony wykaz właściwości w Typie CI
Typ CI może zawierać wiele dodatkowych właściwości i ważne jest, aby określić kolejność ich wyświetlania. Jednak podczas konfigurowania typu CI każda dodatkowa właściwość wyświetla ustawienia dla tej właściwości, co może skutkować dość długą listą dodatkowych właściwości.
Aby poprawić nawigację na tej liście, a tym samym ułatwić sortowanie właściwości, dodaliśmy nad listą pole wyboru, które umożliwia wyłączenie wyświetlania ustawień dla dodatkowych właściwości. Po włączeniu tej funkcji na liście wyświetlane są tylko nazwy właściwości.
Filtrowanie bazy CMDB według typu obiektu we właściwości dodatkowej
Do typu CI można dodać dodatkową właściwość typu powiązania, która będzie odwoływać się do tego samego typu CI. Na liście obiektów CI dodano opcję wyświetlania tylko rekordów należących do danego typu CI, gdy są one skonfigurowane w ten sposób.
Zastępstwo, nawet jeśli wniosek o czas wolny nie został zatwierdzony
Dzięki nowej aktualizacji w globalnych ustawieniach Wniosków o czas wolny dodano przełącznik Aktywuj zastępstwo nawet bez zatwierdzania wniosku o urlop. Gdy ta opcja jest włączona w CDESK, zastępstwo ustawione we wniosku o urlop jest automatycznie aktywowana w momencie zgłaszania, nawet jeśli wniosek ten nie zostanie zatwierdzony.
Uprawnienia do ustawiania wiadomości e-mail
W uprawnieniach użytkownika dodano nowe uprawnienie Ustawienia wiadomości e-mail. Umożliwia skonfigurowanie dostępu i edycji wiadomości e-mail w profilu użytkownika, w tym niestandardowych wiadomości e-mail w ramach własnego profilu.
